Dyrektor zaplanował zamówienie na dostawę 10 komputerów do pracowni komputerowej. Wartość szacunkowa tego zakupu wynosiła 50 tys. zł netto, a więc nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro. Następnie otrzymał dotację na 3 komputery do pracowników administracji, których wartość szacunkowa wynosiła 15 tys. zł netto. W jaki sposób udzielić zamówienia zgodnie z prawem? Czy można potraktować oba zamówienia oddzielnie i uniknąć stosowania procedury zamówień publicznych?

Nie. Początkowo zamawiający mógł udzielić zamówień w procedurze odpowiadającej wartości poniżej 14 tys. euro. Po otrzymaniu dotacji został zobligowany do zastosowania procedury wynikającej z ustawy o zamówieniach publicznych, gdyż łączna wartość zamówień przekroczyła próg 14 tys. euro.Zamówienia, które nie były przewidziane w planie, a dotyczą przedmiotu zamówienia zaplanowanego, wiążą się z zagadnieniem zamówień częściowych. Występowanie takich zamówień może wynikać np. z otrzymanego dofinansowania, które musi zostać przeznaczone na określony cel, oszczędności z już przeprowadzonych zamówień, dla których zamawiający przewidział większą kwotę niż zaoferowana przez wykonawców czy z przesunięć środków finansowych w ramach budżetu.

Schemat postępowania przy zamówieniu nieplanowanym
Są dwie drogi:

1. Zamawiający zaplanował dane zamówienie, zrealizował je, a następnie zamierza dokonać nowego nieplanowanego zamówienia o takim samym charakterze – nowe zamówienie traktuje jako odrębne od już przeprowadzonego i powinien udzielić go w sposób przewidziany dla jego wartości szacunkowej.
2. Zamawiający zaplanował określone zamówienie, lecz zanim je zrealizował wystąpiła konieczność udzielenia zamówienia o takim samym przedmiocie zamówienia – nowe zamówienie powinien potraktować jak część zamówienia już zaplanowanego i udzielić go w sposób przewidziany dla łącznej ich wartości. Możliwe jest również połączenie takich zamówień i udzielenie ich w ramach jednego postępowania, bądź też podział zamówienia i udzielenie go w częściach.

Uzasadnieniem opisanego postępowania zamawiającego jest fakt, że w momencie przeprowadzania zamówienia planowanego zamawiający nie wiedział o przyszłej potrzebie udzielenia nowego zamówienia. Po zmianie sytuacji natomiast zamawiający dysponuje już stosowną wiedzą o tożsamym charakterze zamówień.