Jak prawidłowo wprowadzać zmiany do statutów szkół i placówek

Liczne zmiany aktów prawnych regulujących zasady funkcjonowania szkół i placówek powinny znaleźć odzwierciedlenie w zapisach statutów tych jednostek. Wykonywanie standardowych czynności przez organ prowadzący w związku z realizacją zadania prowadzenia szkoły lub placówki, w tym kontrola wewnętrzna, to okoliczności sprzyjające obiektywnemu „spojrzeniu” na ich statuty. Organ prowadzący nie posiada kompetencji do uchylenia wadliwych zapisów statutu, ale jest podmiotem ustawowo uprawnionym do wnioskowania w sprawie zmian do statutu, dlatego warto, by z tego prawa korzystał, jeżeli zauważy taką potrzebę.

Pierwszy statut nadaje szkole organ, który ją zakłada

Zasady nadawania i wprowadzania zmian do statutu określa ustawa o systemie oświaty (dalej: uoso). Pierwszy statut zgodnie delegacją ustawową nadaje szkole lub placówce publicznej organ (osoba), który ją zakłada (art. 58 ust. 6 ustawy), nazywany następnie organem prowadzącym (rada gminy/rada powiatu/sejmik województwa).

Organ, który nadał pierwszy statut nie ma uprawnień do jego uchylenia i nadania drugiego lub dokonywania w nim zmian. W świetle art. 42 ust. 1 uoso projekt statutu szkoły/placówki, albo jego zmian, przygotowuje rada pedagogiczna i przedstawia do uchwalenia radzie szkoły/placówki (art. 50 ust. 2 pkt. 1). Zgodnie z art. 52 ust. 2 uoso w szkołach, w których rada szkoły nie została powołana, jej zadania wykonuje rada pedagogiczna.

Statut jest dokumentem zasadniczym dla funkcjonowania szkoły/placówki. Jego zapisy wynikają z obowiązujących przepisów prawa odzwierciedlających politykę oświatową państwa oraz zawierają regulacje zgodne z celami i zadaniami stawianymi przed szkołą/placówką przez jej społeczność. Obie funkcje statutu wyznaczają niezbędne regulacje statutowe oraz konieczność ich nowelizacji.

Przyczyny zmian zapisów statutu

Zasadnicze czynniki, które powodują konieczność nowelizacji statutu, to:

- zmiany zachodzące w przepisach prawa powszechnego i lokalnego (np. zmiana rozporządzenia o ramowych statutach, zmiana standardów organizacji pracy wyznaczanych przez organ prowadzący),
- potrzeba nowych rozwiązań organizacyjnych w funkcjonowaniu społeczności szkolnej (zmiana specyfiki szkoły/placówki),
- ograniczenia lub utrudnienia w podejmowaniu działań przez dany organ szkoły lub placówki (np. zawiłe zasady współpracy między organami),
- zalecenia organów kontrolnych (np. na skutek niespójności rozwiązań statutowych z obowiązującym prawem),
- inne potrzeby (np. zmiana nazwy, nadanie imienia, utworzenie zespołu szkół itp.).
Nowelizacji statutu dokonywanej w związku ze zmianami w prawie najlepiej dokonywać z ustawą/rozporządzeniem „w ręku”. Zmiany w prawie bywają skomplikowane i łatwo o nadanie zapisom statutu innej intencji, niż zapisał to ustawodawca.

Sprzeczne z prawem zapisy w statucie są w całości albo w części uchylane przez organ nadzoru pedagogicznego, ale zanim to nastąpi, ich skutkiem może być podjęcie przez szkołę/placówkę działania niezgodnego z prawem, ze skutkami znacznie gorszymi niż samo uchylenie.

Wnioskowanie o nowelizację statutu

Prawo nie określa wprost, z czyjej inicjatywy podejmowane są działania związane z wprowadzeniem zmian do statutu. Można przyjąć, że z wnioskiem w sprawie zmian do statutu mogą występować te organy, które ustawowo uprawnione są do występowania z wnioskami i opiniami dotyczącymi zmian w szkole/placówce, tj.:

- organy szkoły/placówki – art. 39 ust.1 pkt.1, art. 42 ust. 1, art. 50, art. 54 ust. 1, art. 55 ust. 5: dyrektor, rada szkoły (placówki), rada pedagogiczna, rada rodziców (nie dotyczy szkół, w których przepisy nie przewidują tworzenia rad rodziców − między innymi szkół dla dorosłych, policealnych dla młodzieży i innych), samorząd uczniowski;
- organ sprawujący nadzór pedagogiczny – art. 33 ust. 4 i art. 34 ust. 1,
- organ prowadzący szkołę (placówkę) – art. 34a ust. 4.
Warto określić zasady składania wniosku o nowelizację statutu, np. wniosek powinien być skierowany do rady pedagogicznej i zawierać datę, podstawę prawną, przedmiot zmiany wraz z uzasadnieniem, nazwę i podpis organu wnioskującego.

Rozpatrzenie wniosku powinno nastąpić w terminie określonym w procedurach szkoły/placówki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca. Organ rozpatrujący wniosek powinien zawiadomić wnioskodawcę o sposobie załatwienia wniosku, a ewentualna odmowa załatwienia wniosku – powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

Projektowanie i uchwalanie zmiany statutu

Za zaprojektowanie statutu albo jego zmian i przedstawienie go do uchwalenia – odpowiedzialna jest rada pedagogiczna. Procedura dokonywania zmian w statucie szkoły (placówki) obejmuje następujące etapy:

- przygotowanie przez radę pedagogiczną projektu zmian statutu lub nowego statutu (art. 42 ust. 1 uoso),
- przedstawienie projektu zmian statutu radzie szkoły/placówki,
- uchwalenie zmian lub nowego statutu przez radę szkoły (art. 50 ust. 2 pkt 1 uoso), a w przypadku jej braku – przez radę pedagogiczną (art. 42 ust. 1 i art. 52 ust. 2 uoso).
Uchwalenie zmian do statutu (nowego statutu) przez odpowiedni organ następuje w formie uchwały. Przepisy prawa nie określają trybu podejmowania uchwały w sprawie zmian postanowień statutu.

To statut powinien określać tryb, np. może być wskazanie, że zmiany uchwalane są przez radę szkoły (radę pedagogiczną) bezwzględną większością głosów. Podjęte uchwały należy ewidencjonować w rejestrze i przechowywać razem z protokołami zebrań rady szkoły/placówki lub rady pedagogicznej.

W przypadku bardzo licznych zmian lub zmian, które naruszałyby spójność statutu (albo w przypadku, gdy statut był już wielokrotnie nowelizowany) możliwe jest opracowanie i uchwalenie nowego statutu.

Należy pamiętać jednak, że uchwalenie nowego statutu nie jest tym samym, co nadanie nowego statutu przez organ prowadzący. Nadanie statutu ma miejsce wyłącznie podczas zakładania i przekształcania szkoły/placówki.

Do przekształcenia, które pozwala nadać organowi prowadzącemu nowy statut, zaliczymy:

- utworzenie zespołu poprzez połączenie szkół, placówek albo szkoły i placówki,
- utworzenie lub zlikwidowanie w szkole jednostki organizacyjnej (świetlicy, stołówki, internatu),
- przekształcenie szkoły filialnej w szkołę samodzielną,
- podwyższenie stopnia organizacyjnego szkoły.
Zmiany postanowień statutu szkoły są wprowadzane uchwałą rady szkoły/placówki lub rady pedagogicznej (jeśli nie powołano rady szkoły), a nie w formie aneksu. Uchwalone zmiany przesyła się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny i organowi prowadzącemu.

Warto ustalić zasady projektowania zmian w statucie, np.:

- powołanie zespołu ds. opracowania projektu zmian statutu (wyznaczenie zadań, określenie harmonogramu pracy oraz terminu przedstawiania końcowej wersji projektu radzie pedagogicznej),
- opiniowanie projektu zmian statutu przez organy szkoły na wniosek przewodniczącego rady pedagogicznej (w przypadku uzyskania negatywnej opinii, projekt ponownie wraca do zespołu ds. opracowania projektu zmian),
- przedłożenie projektu zmian statutu radzie szkoły lub radzie pedagogicznej w celu uchwalenia tych zmian.

Technika nowelizacji statutu

Prawo nie określa, jak tworzyć i nowelizować akty wewnętrzne, np. statuty, uchwały. Przewiduje natomiast szczegółowe wytyczne w zakresie tworzenia i nowelizacji aktów prawa, powszechnie obowiązujących ustaw, rozporządzeń.

Określa je rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”. Nie ma przeszkód, aby dokonać przygotowania dokumentów wewnętrznych, wzorując się na zasadach techniki prawodawczej, określonych w szczególności w dziale V i VI wymienionego rozporządzenia.

Elementy zmiany statutu/uchwały:

- uchylenie dotychczasowych przepisów/ zapisów (lub tylko niektórych),
- nadanie nowej treści dotychczasowym przepisom/zapisom (zastąpienie niektórych przepisów przepisami o innej treści lub brzmieniu),
- dodanie nowych przepisów/zapisów.
Wymienione elementy nie zawsze muszą wystąpić w jednej zmianie.

Zasady dotyczące zmiany (nowelizacji) statutu
Wprowadzając zmiany do statutu, należy przestrzegać poniższych zasad:

- nie zmienia się zasadniczej struktury statutu, tj. nie należy wprowadzać zmiany dotychczasowej numeracji i kolejności paragrafów (zmiana numeracji i kolejności paragrafów jest związana wyłącznie z nadaniem nowego statutu),
- zmianę ujmuje się w jednym paragrafie, wymieniając poszczególne zmiany w statucie w punktach,
- każdy znowelizowany paragraf statutu ujmuje się w odrębny punkt,
- jeżeli w jednym paragrafie będzie kilka zmian, to ujmuje się je w litery,
- dodając paragraf pomiędzy paragrafami, do danego paragrafu dodaje się literę (np. § 3a, § 3b), zachowując numer poprzedzający (analogicznie dla ustępów i punktów),
- dodanym paragrafom po ostatnim z dotychczasowych nadaje się kolejny numer,
- dodanie słowa lub zmiana słowa w jednostce redakcyjnej (paragraf, ustęp, punkt, litera, tiret) powoduje, że nadaje się tej jednostce redakcyjnej nowe brzmienie,
- w przypadku, gdy w paragrafie dokonujemy zmiany jednego ustępu, zmiana ta dotyczy tego ustępu, a nie całego paragrafu.
Przepisy statutu zmienia się odrębną uchwałą zmieniającą, która wskazuje dokonywane zmiany oraz używa się przy tych zmianach odpowiednich sformułowań (np. po § 13 dodaje się § 13 a w brzmieniu: ”..........”). Nowelizacja statutu nie może naruszać konstrukcji statutu.

Ujednolicanie tekstu statutu

W przypadku licznych zmian statutu (wielokrotnej nowelizacji) dyrektor może redagować jednolity tekst statutu wg następujących zasad:

- zachowuje się numerację pierwotnego tekstu statutu i uwzględnia numerację dodaną przez uchwały zmieniające,
- w miejscu przepisu uchylonego wpisuje się oznaczenie uchylonej jednostki redakcyjnej oraz określenie „uchylony”, podając w odnośniku tytuł uchwały uchylającej,
- zmieniany zapis przytacza się w pełnym brzmieniu,
- jeżeli dodaje się nowe paragrafy, zachowuje się dotychczasową numerację, dopisując do numeru nowego paragrafu małą literę alfabetu łacińskiego. Zasadę tę stosuje się do ustępu i punktu (stosuje się zwrot: po § 13 dodaje się § 13 a w brzmieniu: ”..........”).
W statucie szkoły/placówki wskazane jest umieszczenie zapisu upoważniającego dyrektora do publikowania jednolitego tekstu statutu (np. w drodze własnego obwieszczenia). Ujednolicenie statutu nie jest tożsame z uchwaleniem nowego statutu.

Struktura uchwały zmieniającej statut

Uchwała nowelizująca statut szkoły/placówki powinna być sporządzona według poniższej struktury:

- w tytule uchwały: oznaczenie rodzaju aktu (uchwała), nazwa organu wydającego uchwałę, numer, data podjęcia uchwały, ogólne określenie przedmiotu uchwały,
- podstawa prawna podjęcia uchwały (tytuł aktu prawnego),
- tekst uchwały z podziałem na jednostki redakcyjne,
- data wejścia w życie uchwały (w końcowym postanowieniu),
- wskazanie podmiotu, któremu powierza się wykonanie uchwały (nadzór nad wykonaniem),
- podpis przewodniczącego rady szkoły (rady pedagogicznej).

Pozostałe zasady dotyczące uchwały:

- oznaczenie uchwały oraz organu, który ją wydał, należy napisać wielkimi literami, elementy tytułu uchwały w oddzielnych wierszach,
- podjęte uchwały powinny być numerowane (najczęściej jest to numer posiedzenia rady/kadencja rady, numer uchwały i rok jej wydania),
- jako datę podjęcia uchwały podaje się dzień jej podpisania przez przewodniczącego rady szkoły lub przewodniczącego rady pedagogicznej – zależnie od tego, który z organów podjął uchwałę,
- określenie przedmiotu uchwały powinno być sformułowane zwięźle, ale w sposób adekwatnie informujący o jej treści, oraz poprzedzone wyrażeniem: w sprawie...,
- tekst uchwały rozpoczyna się od wskazania przepisu prawnego, na podstawie którego jest ona wydana oraz sformułowania: Na podstawie art. ….. ustawy ….. (tytuł ustawy lub innego przepisu prawnego z oznaczeniem dziennika urzędowego, w którym zostały ogłoszone) uchwala się co następuje….”.
- Podstawową jednostką redakcyjną systematyzującą statut jest paragraf (§). Najczęściej zachodzi potrzeba dokonania jego podziału, wówczas dzielimy go na ustępy (ust.), te zaś na punkty (pkt), punkty na litery (lit.), a litery na tiret (–) z zachowaniem poniższych reguł:

- należy zachować właściwą kolejność jednostek oraz kolejną, ciągłą numerację paragrafów w całym dokumencie,
- każdą samodzielną myśl ujmuje się w odrębny paragraf (w miarę możliwości powinien być jednozdaniowy),
- jeżeli samodzielną myśl wyraża kilka zdań, dzielimy paragraf na ustępy (oznaczamy je cyfrą arabską z kropką bez nawiasu: 1. 2. 3. itd., z zachowaniem ciągłości numeracji w obrębie danego paragrafu),
- podział na ustępy stosuje się również wtedy, gdy między zdaniami wyrażającymi samodzielne myśli występują powiązania treściowe,
- nie numeruje się ustępu w paragrafie jednoustępowym,
- w obrębie ustępu lub paragrafu można wyodrębnić wyliczenia (wprowadzenie do wyliczenia i punkty (oznaczamy je cyfrą arabską z nawiasem po prawej stronie: 1) 2) 3) itd. z zachowaniem ciągłości w obrębie danego paragrafu lub ustępu),
- w ramach punktów można dokonać kolejnego wyliczenia, wprowadzając litery (oznaczamy je małymi literami alfabetu łacińskiego, z wyłączeniem liter „polskich”, z nawiasem po prawej stronie: a) b) c) itd., z zachowaniem ciągłości alfabetycznej w obrębie punktu,
w obrębie liter można dokonać wyliczenia wprowadzając tiret (–).
Podstawową jednostką redakcyjną systematyzującą uchwałę jest paragraf (§). Na ogół nie zachodzi potrzeba stosowania dalszego podziału.