Jakie dokumenty i na jakiej podstawie obowiązują bibliotekarza szkolnego? Czy jest obowiązek korzystania z elektronicznego programu w celu prowadzenia ewidencji biblioteki?

Zasady prowadzenia ewidencji bibliotecznej (wpływów i ubytków) reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 20 listopada 2008 r. nr 205, poz. 1283).

Ewidencja materiałów polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.
Ewidencja materiałów obejmuje:
1) sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów;
2) szczegółową ewidencję wpływów;
3) szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków;
4) finansowo-księgowa ewidencję wpływów i ubytków.
Zawsze podstawą ewidencji materiałów są dowody wpływów i ubytków.
W bibliotekach szkolnych prowadzone są odrębne księgi inwentarzowe dla różnych rodzajów dokumentów. Każda księga inwentarzowa powinna posiadać swoją teczkę dowodów wpływów dokumentów. Żaden dokument nie może zostać zewidencjonowany i zasilić zbiorów bez dowodu wpływu.

Biblioteka szkolna prowadzi następujące księgi ewidencyjne:
• księgi inwentarza głównego książek i oprawionych roczników czasopism (jeśli biblioteka gromadzi i oprawia większą liczbę tytułów czasopism, zakłada się dla nich odrębną księgę inwentarzową),
• księgę podręczników i broszur (zwaną także rejestrem ewidencji uproszczonej),
• księgę zbiorów specjalnych znajdujących się w bibliotece,
• rejestr ubytków.
• Księgowość szkolna prowadzi finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.
W terminach ustalonych przez kierownika biblioteki lub dyrektora szkoły, nie rzadziej jednak niż raz w roku, sporządza się zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych. Zestawienie to podpisuje pracownik, który je sporządził, a w bibliotekach, które wchodzą w skład innych jednostek organizacyjnych – także kierownik biblioteki, a przypadku placówek oświatowych dyrektor.
Biblioteka ma obowiązek sporządzać wykazy wpływów dla materiałów wpływających do biblioteki bez dokumentu towarzyszącego, które mają być włączone do zbiorów, a dla materiałów przekazanych w darze – jeżeli jest taka wola ofiarodawcy.

Jeżeli chodzi o obowiązek korzystania z z programów komputerowych w celu prowadzenia ewidencji biblioteki, to stwierdzić należy, ze pracownik ma obowiązek wykonywać wszelkie polecenia pracodawcy dotyczące zakresu jego obowiązków. Jeżeli pracodawca – w tym przypadku dyrektor szkoły lub placówki wydał polecenie korzystania z platform lub konkretnego oprogramowania, pracownik ma obowiązek się podporządkować w tym zakresie.