Nauczyciel zwrócił się z prośbą o udostępnienie księgi protokołów sprzed kilku lat. Skoro jest to dokument archiwalny, czy mam postępować według procedur instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt?

Tak, dyrektor korzysta z procedur obowiązujących w szkole. Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją: 1. art. 6 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (ze zm.); 2. § 3 ust. 3-6 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych; 3. § 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi ; 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych; 5. Zarządzenie nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 stycznia 2011 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją, zmienione zarządzeniem nr 17 z dnia 21 grudnia 2012 r.; 6. Zarządzenie Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie postępowania przy zatwierdzaniu lub wprowadzaniu w porozumieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub zmian do nich , zmienione Zarządzeniem nr 10 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 maja 2011 r.; 7. Decyzja Nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do dokonywania czynności dotyczących porozumienia przy wprowadzaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt lub zmian do nich, zmieniona decyzją nr 23 z dnia 21 grudnia 2012 r.; 8. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.

W jednostkach oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375), które zobowiązują do opracowania instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt oraz udostępniania zarchiwizowanych dokumentów zgodnie z tą instrukcją. Na podstawie art. 36 ust. 3 ustawy dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone, a w wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej dyrektora), w której istnieje składnica akt.
W niepublicznych jednostkach oświatowych taka instrukcja jest wprowadzana na zasadzie dobrowolności.