Otrzymaliśmy laptopy z gminy w ramach grantu "Zdalna szkoła". Jak szkoła powinna je zaksięgować? Jeśli szkoła zaksięguje w koszty tzn. 013/760 i 401/072, to jak u siebie powinna zaksięgować gmina?

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 695 z późn. zm.) zmieniają niektóre zasady obowiązujące w finansach publicznych w zakresie finansowania zadań oświatowych, w tym w zakresie finansowania zadań inwestycyjnych. Nowe reguły obowiązują zatem przy realizacji projektu Zdalna Szkoła i wyposażaniu szkół w sprzęt komputerowy, dostęp do internetu i oprogramowanie przez operatora OSE.
Z uwagi na powyższe ogólnie obowiązujące zasady dotyczące księgowania i ewidencjonowania środków zostały nieco zmodyfikowane.
Po pierwsze w ramach projektu Zdalna Szkoła+ jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, miasta, województwa) uzyskały możliwość pozyskania dodatkowych środków finansowych na zakup sprzętu komputerowego w celu prawidłowej realizacji kształcenia z wykorzystaniem metod na odległość. Podkreślić należy, grantobiorcą jest jednostka samorządu terytorialnego, a nie poszczególne szkoły czy jednostki oświatowe. Konsekwencją takiego ujęcia problemu jest to, że właścicielem zakupionego sprzętu są jednostki samorządu terytorialnego, które zgodnie z zapisami umowy o powierzenie grantu zobowiązane są do:
• zakupu sprzętu opisanego w zatwierdzonym Wniosku o przyznanie grantu, na warunkach opisanych we Wniosku o przyznanie grantu;
• przekazania zakupionego sprzętu nieodpłatnie na podstawie stosunku prawnego np. użyczenia do podmiotów wskazanych we wniosku o przyznanie grantu;
• prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz zapewnienia, że operacje są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podkreślić należy, że ewidencja inwentarzowa sprzętu powinna być prowadzona zgodnie z polityką rachunkowości danej jednostki samorządu terytorialnego. Jest to kwestia indywidualna.
Najwłaściwszym rozwiązaniem w tej sytuacji byłoby zaksięgowanie przez jednostkę samorządu terytorialnego laptopów, tabletów i pozostałego sprzętu zakupionego w ramach projekt Zdalna Szkoła+ plus jako środków trwałych (§ 6060). Jeżeli chodzi o środki projektowe to najwłaściwszy byłby paragraf 4240. Następnie szkoła/jednostka oświatowa powinna wciągnąć sprzęt do swojej księgi inwentarzowej.
Podkreślić należy, że właścicielem sprzętu cały czas pozostaje jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, miasto, województwo). Nie jest nim szkoła.
Kwestie dotyczące rachunkowości najlepiej ustalić z „własnym” organem prowadzącym.