Pracownica administracji będzie przebywała na dłuższym zwolnieniu lekarskim z powodu ciąży. Ze względów finansowych mogę zatrudnić nową osobę na zastępstwo dopiero po 34 dniach, czyli kiedy obowiązek wypłaty wynagrodzenia przejmie ZUS. Kto powinien wykonywać bieżącą pracę za tę pracownicę, dopóki nie zostanie zatrudniona nowa osoba na zastępstwo? Jak powinno wyglądać powierzenie dodatkowych obowiązków innemu pracownikowi?

Kwestie zastępstw za nieobecnych pracowników nie są uregulowane w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Są to zagadnienia związane z organizacją pracy i należą do decyzji pracodawcy.W piśmie dot. zakresu czynności pracownika można wskazać ewentualne zastępstwo

Możliwe jest, by zastępstwa za nieobecnych pracowników były uregulowane w wewnętrznych regulacjach, na przykład w zakresie czynności każdego z pracowników może zostać określone, kogo powinien ten pracownik zastępować w razie nieobecności pracownika.

Polecenie służbowe zgodne z umową o pracę

W związku z tym, że kwestie doraźnych zastępstw należą do spraw organizacji pracy, decyzja o tym, kto będzie zastępował osobę nieobecną należy do pracodawcy. Pracodawca na mocy art. 100 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) może wydawać pracownikowi polecenia służbowe, które nie wymagają formy pisemnej.

Polecenie służbowe niezgodne z umową o pracę

Jeśli jednak pracownik, który zgodnie z umową o pracę sprawuje inne stanowisko, a polecenie służbowe jest sprzeczne z tą umową, to przepisy prawa pracy przewidują na okres do 3 miesięcy w ciągu roku powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę.

Forma pisemna nie jest wymagana

Takie powierzenie nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego, co potwierdza art. 42 § 4 k.p. Co więcej, jak wynika z doktryny, takie powierzenie następuje również w drodze polecenia służbowego (ustnego) i jako takie nie wymaga dla swej skuteczności formy pisemnej.

Sąd Najwyższy w wyroku z 25 lipca 2003 r. (sygn. I PK 269/02) podkreślił, że skoro powierzenie innej pracy nie wymaga formy wypowiedzenia zmieniającego, nie jest zatem konieczne jego uzasadnianie, nie wymaga więc konsultacji z zakładową organizacją związkową.

Można zachować formę pisemną powierzenia zastępstwa

Powierzenie pracownikowi zastępstwa może zostać wydane w formie pisemnej dla celów dowodowych. W takim przypadku pracodawca jedynie wskazuje w tym poleceniu, na jaki okres powierza pracownikowi wykonywanie innej pracy i na czym będzie ta praca polegała, czyli określa zakres czynności pracownika.