Pracownik obsługi (sprzątaczka) skierowała do mnie pismo, w którym zwraca się z prośbą o nie przydzielanie jej zastępstw za nieobecne (będące na zwolnieniu) współpracownice. Swoją prośbę motywuje w następujący sposób „jestem po 6 operacjach, co powoduje, że z każdym rokiem jestem coraz słabsza i trudniej wykonuje mi się wciąż dokładaną pracę. Dodatkowa praca(zastępstwa) powoduje ogromne obciążenie mojego organizmu zarówno fizyczne jak i psychiczne, czego wynikiem jest zaobserwowany przeze mnie spadek mojej odporności i ogólnie sił”. Czy przydzielanie zastępstw pracownikowi obsługi za nieobecnego pracownika jest zgodne z prawem? Jeżeli tak, to czy w przypadku takiej motywacji nie powinnam skierować pracownicy na ponowne badania lekarskie?

Przepisy prawa wskazują, że można zatrudnić pracownika, który jest już zatrudniony w danym zakładzie pracy, na podstawie drugiej umowy – na zastępstwo. Jednakże w takim wypadku taką umowę powinno się zawrzeć na piśmie, a pracownikowi powinno się wypłacić dodatkowe wynagrodzenie.

Inna formą przydzielenia pracownikowi zadań „za koleżankę” jest skorzystanie z art. 42 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320), zgodnie z którym wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Warto także pamiętać, że zgodnie z treścią art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1282 ze zm.) pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.

Ustalając przesłanki nabycia prawa do omawianego dodatku w regulaminie wynagradzania, należy pamiętać, że jest to świadczenie, które może być przewidziane jedynie za wykonanie dodatkowych zadań, poza bieżącymi zadaniami służbowymi lub z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych. Jest to zatem świadczenie o charakterze jednorazowym lub też krótkookresowym. W żadnym zaś razie nie może być elementem stałym wynagrodzenia. Nie jest dopuszczalne, co spotyka się czasami w praktyce, ustalanie pracownikom tego dodatku na czas nieokreślony.

Generalnie przydzielanie zadań za nieobecnych pracowników nie jest uregulowane w przepisach, ale warto mieć na uwadze, że zwykle powoduje powstanie tak zwanych nadgodzin, za co także należy się dodatek.

Pracownik nie może odmówić pracy w nadgodzinach, ale przesłana prośba nie jest powodem do wysłania pracownika na badania kontrolne, gdyż nie neguje on przyznawanych mu obowiązków, a jedynie wskazuje, że to praca dodatkowa nadmiernie go obciąża.