Proszę o informację, jakie dokumenty są niezbędne do funkcjonowania niepublicznego przedszkola terapeutycznego? Pytanie wiąże się z otwarciem nowej placówki. Pytanie wiąże się z otwarciem nowej placówki.

Najważniejszym dokumentem jest statut przedszkola, który musi zawierać treść zgodną z art. 172 ust. 3 w zw. z art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 ze zm. W zależności od stopnia szczegółowości statutu danego przedszkola oraz specyfiki danej placówki jego treść mogą (ale nie muszą) uzupełniać różne regulaminy i procedury dotyczące przykładowo przyprowadzania i odbierania dzieci, wycieczek innych niż związane z realizacją podstawy programowej lub lokalne, postępowania w sytuacjach kryzysowych (w tym np. w razie zaistnienia wypadku). Obowiązkowy jest prowadzony przez dyrektora rejestr wyjść grupowych innych niż przedszkolne wycieczki, zawierający: datę, miejsce i godzinę wyjścia lub zbiórki uczniów, cel lub program wyjścia, miejsce i godzinę powrotu, imiona i nazwiska opiekunów, liczbę uczniów oraz podpisy opiekunów i dyrektora - § 2a rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1604. Ponadto § 3 tego rozporządzenia stanowi, że dyrektor, co najmniej raz w roku, dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do przedszkola, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru wypadków zawierającego treść określoną w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.
W związku z przeprowadzaną przez kuratora oświaty kontrolą realizowania podstawy programowej i organizacją kształcenia specjalnego przedszkole ma obowiązek dokumentować przebieg działalności dydaktyczno-opiekuńczo-wychowawczej, w tym prowadzenia obserwacji pedagogicznych przez nauczycieli na zasadach szczegółowo określonych w statucie (art. 172 ust. 3 w zw. z art. 102 ust. 1 pkt 12 lit. c i d PO). W tym zakresie możliwe (ale nie obowiązkowe) jest wzorowanie się na przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 (np. dziennik zajęć, dziennik innych zajęć, dzienniki specjalistów). Jeśli w przedszkolu będzie prowadzone wczesne wspomaganie rozwoju dziecka, praca zespołu powinna być dokumentowana z uwzględnieniem obowiązku prowadzenia arkusza obserwacji dziecka i opracowania programu WWRD na zasadach określonych w § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 sierpnia 2017 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci, Dz.U. z 2017 r., poz. 1635. Praca z uczniami z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego jest dokumentowana m.in. odnośnie do pracy zespołu, obejmuje indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny i dokonywane wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania danego dziecka, zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym, t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1309. Dokumentacja może być gromadzona w indywidualnych teczkach uczniów i dodatkowo załącza się do niej dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, jeśli niepubliczne przedszkole stosuje § 19 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r.
Inna dokumentacja działalności przedszkola, w zależności od funkcjonujących organów, treści statutu i przyjętej praktyki lub poleceń dyrektora może objąć protokoły zebrań kolegialnych organów, decyzje lub zarządzenia jednoosobowych organów, dokumentację zebrań z rodzicami, współpracy z instytucjami lub specjalistami.
Pozostała dokumentacja może dotyczyć rekrutacji do przedszkola, umów z rodzicami, spraw kadrowych, finansowo-księgowych, bezpieczeństwa i higieny warunków lokalowych (książki kontroli sanitarnej, protokoły przeglądów budynku i instalacji, w tym dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego i stanu technicznego – zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1186, a także dokumentację systemu HACCP (księga HACCP, procedury systemowe i instrukcje, zapisy wynikające z ww. dokumentów), jeżeli przedszkole prowadzi stołówkę (zgodnie z przepisami Rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych, Dz. Urz. UE L 139/1).
Obowiązkowa dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej: opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1); określenie zasad, na jakich przedszkole będzie dokumentowało wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO); jeśli dane osobowe będą przetwarzały podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego, czy księgowości, należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).