W związku z Państwa odpowiedzią na moje pytanie proszę o ponowną analizę? Nie rozumiem jaki związek ma jednolity rzeczowy wykaz akt z anulowanymi świadectwami, giloszami? Jednolity rzeczowy wykaz akt niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności szkoły przyporządkowuje określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Zakupione świadectwa, gilosze nie mają kategorii archiwalnej. Wpisuje się je do księgi druków ścisłego zarachowania. Wydaje uprawnionym osobom np., nauczycielom . Jeżeli nauczyciel nieprawidłowo je wypełni lub popełni błąd przy ich wypełnianiu, zwraca druk do pracownika, który zajmuje się drukami ścisłego zarachowania. Fakt anulowania odnotowuje się w księdze druków ścisłego zarachowania. Pracownicy podpisują ten fakt księdze druków ścisłego zarachowania. Anulowane świadectwo przechowuje w oddzielnej teczce. Raz w roku przeprowadza się inwentaryzację druków zarówno tych, które są na stanie a także tych anulowanych. Anulowanych druków nie przekazuje się do składnicy akt/archiwum szkolnego. Są na stanie pracownika, który odpowiada za ich ROZLICZENIE. Jeżeli są niszczone to komisyjnie. A z ich niszczenia sporządza się protokół. Kategoria archiwalna A oznacza, że dany dokument ma wyjątkową wartość, czy to prawną, historyczną, czy administracyjną, i wymaga przechowywania stałego. Nie rozumiem jak anulowany druk świadectwa (najczęściej ze względu na błąd) może mieć taką kategorię? Chodziło mi o odpowiedź czy przepisy prawa określają częstotliwość niszczenia anulowanych świadectw czy giloszy? Czy można to robić co roku po inwentaryzacji. Czy co 4 lata, kiedy odbywa się inwentaryzacja wszystkich składników majątku szkoły? Czy istnieją inne procedury? MOJE PYTANIE Z jaką częstotliwością należy niszczyć anulowane druki ścisłego zarachowania np. gilosze, świadectwa. Jakie przepisy prawa o tym mówią. Proszę o podstawę prawną. PAŃSTWA ODPOWIEDŹ W polskim prawie brak jest jednoznacznie określonej częstotliwości niszczenia anulowanych druków ścisłego zarachowania (np. świadectw, giloszy). Kwestie te są regulowane w dużej mierze przez wewnętrzne procedury jednostek organizacyjnych oświaty, takich jak szkoły, określone w ich instrukcjach dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Kluczowe znaczenie w tym zakresie powinien mieć jednolity rzeczowy wykaz akt. Powinien on wskazywać sposób postępowania z poszczególnymi typami dokumentów, a także określać okresy ich przechowywania. Przy jego tworzeniu należy mieć na uwadze ww. terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji, wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Możliwe jest również przyjęcie, w sposób odpowiedni, terminów określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz. 67). W rozporządzeniu tym wzorom druków szkolnych została przypisana kategoria archiwalna "A" - materiały archiwalne. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Należy jednak podkreślić, że wspomniane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. nie jest wiążące dla samorządowych jednostek oświaty. W ich przypadku wiążące są natomiast przepisy art. 6 ust. 1-2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, nakładające na dyrektorów szkół samorządowych obowiązek określenia, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, m.in. sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, określającego klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustalającym dla dokumentacji kwalifikację archiwalną. Jeżeli zatem obowiązujący w szkole jednolity rzeczowy wykaz akt nie daje odpowiedzi na pytanie dotyczące kategorii archiwalnej przypisywanej przechowywanym w szkole wzorom druków szkolnych, powinien zostać uzupełniony o te informacje w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

Jeśli napotkaliście Państwo na podobny problem i chcielibyście uzyskać indywidualną poradę ekspercką - prosimy o zadanie pytania ekspertom​.

• Czy nowy statut branżowej szkoły 1 stopnia zanim zatwierdzi rada pedagogiczna, powinien zatwierdzić organ prowadzący?
  Prawo wewnątrzszkolne (regulaminy, procedury) Przeczytaj odpowiedź
• Procedura wypowiedzenia stosunku pracy z nauczycielem z przyczyn organizacyjnych
  Prawo wewnątrzszkolne (regulaminy, procedury) Przeczytaj odpowiedź
• Jakie zmiany w organizacji szkoły wynikną ze zmiany art. 42 KN tzw. godziny karciane. Jak planować pracę czy godziny dawać w przydziale czynności?
  Prawo wewnątrzszkolne (regulaminy, procedury) Przeczytaj odpowiedź
• Rodzice przyprowadzają dzieci pod klasę i czekają do dzwonka,chodzą po szkole podczas lekcji lub przerwy, przesiadują nawet godzinę na korytarzu, czekając do końca zajęć. Nie reagują na prośby dyrektora. Rada Rodziców popiera działania szkoły mające na celu ograniczenia ingerencji rodziców, ale cóż, na pewną grupą nic nie działa. Jak zdecydowanie, ale taktownie rozwiązać problem?
  Prawo wewnątrzszkolne (regulaminy, procedury) Przeczytaj odpowiedź
• Regulamin zfśs bez komisji socjalnej. W mojej szkole nie funkcjonuje komisja socjalna. Niestety nigdzie nie mogę się doczytać jak w takim razie ma wyglądać regulamin zfśs.
  Prawo wewnątrzszkolne (regulaminy, procedury) Przeczytaj odpowiedź