Czy dyrektor jednostki chcąc wprowadzić do użytku instrukcję kancelaryjną, powinien ją najpierw przesłać do właściwego oddziału Państwowego Archiwum i czekać do momentu uzyskania jej zatwierdzenia? Czy też wysyłając wzór takiej instrukcji do zatwierdzenia, należy ją równocześnie wdrożyć?

Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.) samorządowe jednostki organizacyjne, w tym jednostki oświatowe prowadzone rzez jednostki samorządu terytorialnego, obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. W tym celu opracowuje się instrukcje tzw. kancelaryjne określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, które wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji. Instrukcja kancelaryjna wchodzi w życie po jej zatwierdzeniu, ale nie zwalnia to samorządowej jednostki oświatowej od odpowiedniego postępowania z dokumentacją. Dlatego w praktyce zasady opisane w instrukcji mogą (a nawet powinny) być stosowane przed jej zatwierdzeniem przez Archiwum Państwowe.

Natomiast niepubliczne jednostki oświatowe oraz publiczne prowadzone przez inne osoby niż j.s.t. nie mają obowiązku opracowania instrukcji. Instrukcja opracowana na zasadzie dobrowolności nie podlega zatwierdzeniu przez Archiwum Państwowe.