Czy w przypadku sporządzania protokołów z posiedzenia rady pedagogicznej w szkole w formie elektronicznej, konieczne jest, aby protokoły te dokumentować również w wersji papierowej?

Rada pedagogiczna zobowiązana jest do ustalenia regulaminu swojej działalności. W regulaminie tym powinny zostać określone zasady protokołowania zebrań rady pedagogicznej (w tym zasady dotyczące protokołów elektronicznych i wzajemnej relacji do protokołów papierowych).

Regulamin rady pedagogicznej powinien określać zasady protokołowania zebrań rady pedagogicznej

Przepis art. 43 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej u.s.o.) obliguje do protokołowania zebrań rady pedagogicznej, nie określając zawartości, zasad i sposobów jego prowadzenia.

Artykuł 43 ust. 2 u.s.o. stanowi, że rada pedagogiczna ustala regulamin swojej działalności. Regulamin ten w szczególności powinien zawierać postanowienia określające m.in. zasady protokołowania zebrań rady pedagogicznej (w tym zasady dotyczące protokołów elektronicznych i wzajemnej relacji do protokołów papierowych).

Regulamin rady pedagogicznej powinien regulować sposób prowadzenia komputerowego protokołowania posiedzeń, jego przechowywania, tworzenie księgi protokołów oraz formy autoryzacji.

Zasady sporządzania protokołów w formie elektronicznej

Dopuszczone jest sporządzanie protokołów w formie elektronicznej, przestrzegając następujących zasad:

- protokół zebrania rady zawiera: numer, datę, miejsce zebrania, nr podjętych uchwał, stwierdzenie prawomocności obrad, listę członków rady, zatwierdzony porządek obrad, przebieg zebrania, zgłoszone i uchwalone wnioski, podpisy przewodniczącego i protokolanta,
- protokół zebrania jest udostępniany do wglądu członkom rady, każdy nauczyciel ma prawo zapoznania się z protokołem i wniesienia poprawek, które mogą dotyczyć jedynie własnej wypowiedzi,
- protokoły należy przechowywać w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.
Przy prowadzeniu zapisów elektronicznych, można gromadzić również wydruk komputerowy na papierze.

Zatem w przypadku konkretnej szkoły zapisy regulaminu rady pedagogicznej są punktem odniesienia w związku z zaistniałą sytuacją opisaną w pytaniu.