Jak pracodawca powinien się zachować, gdy jego pracownik doniesie dokument z wcześniejszą datą? Gdzie go umieścić, jak wpisać? Co dzieje się z dokumentem o ukaraniu po wyjęciu z teczki? Jak usunąć ślad, że był w aktach?

Dyrektor szkoły jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników
Dyrektor szkoły jest zobowiązany, zgodnie z uregulowaniami art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych swoich pracowników (m.in. nauczycieli).

Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Akta osobowe powinny składać się z 3 części:

część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
część C – gromadzi się w niej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

W aktach osobowych pracownika szkoły przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów dokumentów można żądać od pracownika szkoły tylko do wglądu albo sporządzenia odpisów albo kopii.

Rodzaje uchybień
W praktyce wyróżnia się dwa rodzaje błędów – ze względu na technikę przechowywania oraz zakres merytoryczny.

Do błędów natury technicznej można zaliczyć m.in.:

- brak wyodrębnionej teczki osobowej,
- zaniechanie wyraźnego podziału na części (A, B, C),
- brak wykazu (spisu) dokumentów (wymagane są 3 wykazy, dla każdej części odrębny, co wynika z § 6 ust. 3 rozporządzenia),
- niezachowanie chronologii albo brak numeracji zebranych dokumentów (w praktyce numer     - umieszcza się w prawym górnym rogu dokumentu; ten sam numer powinien być umieszczony w wykazie dokumentów, według chronologii),
- przechowywanie oryginałów (gdy jest to przykładowo umowa o pracę, przechowywanie oryginału jest właściwe, jednak jeśli chodzi o dokumenty spoza stosunku pracy – np. świadectwa czy dyplomy ukończenia szkoły, to przechowuje się wyłącznie ich kopie lub odpisy).

Błędy o charakterze merytorycznym to przede wszystkim:

- niewłaściwa bądź niekompletna forma i/lub zakres dokumentu (np. kwestionariusz osobowy według nieobowiązującego wzoru, zawierający dane, których przechowywanie jest niedopuszczalne),
- przechowywanie zaświadczenia o niekaralności, jeśli nie jest to wymagane na zajmowanym stanowisku,
- brak informacji o warunkach zatrudnienia,
- pozostawienie dokumentów dotyczących zastosowania kary porządkowej pomimo zatarcia ukarania.

Wskazówki praktyczne

W aktach osobowych nie można ponadto przechowywać dokumentów, których zakres wykracza poza dane, do przetwarzania których pracodawca jest upoważniony.

Gdy dokument zostanie dostarczony np. przez nauczyciela szkoły w późniejszym terminie (co w praktyce czasem się zdarza) i zaburza chronologię – dyrektor szkoły nie dokonuje zmiany numeracji ani też spisu treści w ramach tej części. Na dostarczonym dokumencie należy odnotować datę jego otrzymania.

Po roku nienagannej pracy pracownik ma prawo wymagać, aby pracodawca uznał wymierzoną mu karę porządkową za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usunął z jego akt osobowych (art. 113 kodeksu pracy). Z akt osobowych pracownika powinny zniknąć wówczas wszelkie ślady świadczące o wymierzeniu kary porządkowej. Chodzi tutaj o obowiązek wyjęcia i zniszczenia wszystkich powstałych w procesie karania pracownika dokumentów.

Jak wiadomo, dokumenty w aktach osobowych pracownika powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a każda z części prowadzonych akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Konieczne jest więc sporządzenie nowego wykazu zawartości akt oraz przenumerowanie pozostałych dokumentów.

Zdaniem części ekspertów, aby nie trzeba było przenumerowywać dokumentów, pismo o ukaraniu można oznaczyć tym samym numerem, którym jest oznaczony poprzedni dokument, z dodaniem litery lub indeksu, np. 10a lub 101. Wówczas wystarczy skorygować spis treści akt osobowych.