Dokumentacja dyrektora
Placówki oświatowe
Plany pracy
Kalendarz
Nadzór pedagogiczny
- Plany nadzoru pedagogicznego 2023/2024
- Wzory dokumentów kontrolnych 2023/2024
- Sprawozdania z realizacji planu nadzoru pedagogicznego 2022/2023
Kontrola i wspomaganie
Zarządzanie placówką
- Statuty, koncepcje pracy, uchwały
- Ochrona danych osobowych
- Procedury, regulaminy, wnioski
- Wypadki w placówkach, bezpieczeństwo
- Finanse i majątek
Zarządzanie kadrą
- Dokumentacja kadrowa
- Awans zawodowy
- Ocena pracy nauczyciela
- Działalność zespołów przedmiotowych i zadaniowych
- Konkurs na dyrektora
Kontrola zarządcza
- Kontrola zarządcza w pigułce
- Standardy grupy A
- Standardy grupy B
- Standardy grupy C
- Standardy grupy D
- Standardy grupy E
Dydaktyka
SZKOLENIA WIDEO
NIEZBĘDNIK PRAWNY
PORADA PRAWNA
Jak pracodawca powinien się zachować, gdy jego pracownik doniesie dokument z wcześniejszą datą? Gdzie go umieścić, jak wpisać? Co dzieje się z dokumentem o ukaraniu po wyjęciu z teczki? Jak usunąć ślad, że był w aktach?
Dyrektor szkoły jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników
Dyrektor szkoły jest zobowiązany, zgodnie z uregulowaniami art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych swoich pracowników (m.in. nauczycieli).
Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Akta osobowe powinny składać się z 3 części:
część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
część C – gromadzi się w niej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
W aktach osobowych pracownika szkoły przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów dokumentów można żądać od pracownika szkoły tylko do wglądu albo sporządzenia odpisów albo kopii.
Rodzaje uchybień
W praktyce wyróżnia się dwa rodzaje błędów – ze względu na technikę przechowywania oraz zakres merytoryczny.
Do błędów natury technicznej można zaliczyć m.in.:
- brak wyodrębnionej teczki osobowej,
- zaniechanie wyraźnego podziału na części (A, B, C),
- brak wykazu (spisu) dokumentów (wymagane są 3 wykazy, dla każdej części odrębny, co wynika z § 6 ust. 3 rozporządzenia),
- niezachowanie chronologii albo brak numeracji zebranych dokumentów (w praktyce numer - umieszcza się w prawym górnym rogu dokumentu; ten sam numer powinien być umieszczony w wykazie dokumentów, według chronologii),
- przechowywanie oryginałów (gdy jest to przykładowo umowa o pracę, przechowywanie oryginału jest właściwe, jednak jeśli chodzi o dokumenty spoza stosunku pracy – np. świadectwa czy dyplomy ukończenia szkoły, to przechowuje się wyłącznie ich kopie lub odpisy).
Błędy o charakterze merytorycznym to przede wszystkim:
- niewłaściwa bądź niekompletna forma i/lub zakres dokumentu (np. kwestionariusz osobowy według nieobowiązującego wzoru, zawierający dane, których przechowywanie jest niedopuszczalne),
- przechowywanie zaświadczenia o niekaralności, jeśli nie jest to wymagane na zajmowanym stanowisku,
- brak informacji o warunkach zatrudnienia,
- pozostawienie dokumentów dotyczących zastosowania kary porządkowej pomimo zatarcia ukarania.
Wskazówki praktyczne
W aktach osobowych nie można ponadto przechowywać dokumentów, których zakres wykracza poza dane, do przetwarzania których pracodawca jest upoważniony.
Gdy dokument zostanie dostarczony np. przez nauczyciela szkoły w późniejszym terminie (co w praktyce czasem się zdarza) i zaburza chronologię – dyrektor szkoły nie dokonuje zmiany numeracji ani też spisu treści w ramach tej części. Na dostarczonym dokumencie należy odnotować datę jego otrzymania.
Po roku nienagannej pracy pracownik ma prawo wymagać, aby pracodawca uznał wymierzoną mu karę porządkową za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usunął z jego akt osobowych (art. 113 kodeksu pracy). Z akt osobowych pracownika powinny zniknąć wówczas wszelkie ślady świadczące o wymierzeniu kary porządkowej. Chodzi tutaj o obowiązek wyjęcia i zniszczenia wszystkich powstałych w procesie karania pracownika dokumentów.
Jak wiadomo, dokumenty w aktach osobowych pracownika powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a każda z części prowadzonych akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Konieczne jest więc sporządzenie nowego wykazu zawartości akt oraz przenumerowanie pozostałych dokumentów.
Zdaniem części ekspertów, aby nie trzeba było przenumerowywać dokumentów, pismo o ukaraniu można oznaczyć tym samym numerem, którym jest oznaczony poprzedni dokument, z dodaniem litery lub indeksu, np. 10a lub 101. Wówczas wystarczy skorygować spis treści akt osobowych.
Jeśli napotkaliście Państwo na podobny problem i chcielibyście uzyskać indywidualną poradę ekspercką - prosimy o zadanie pytania ekspertom.
Jeśli chcecie Państwo w nieograniczonym stopniu korzystać z indywidualnych
porad prawnych dostosowanych do potrzeb placówki prosimy o wykupienie
abonamentu.
Gwarantujemy zgodność z obowiązującymi
przepisami prawa.
PODOBNE PROBLEMY
- Jak często należy przeprowadzać szkolenia z zakresu ochrony przeciwpożarowej dla pracowników szkoły(nauczyciele+obsługa)?
- Proszę o przedstawienie procedury zatrudnienia pedagoga wspomagającego dla ucznia klasy III z Zespołem Aspergera. Chodzi mi o rodzaj umowy, ilość godzin i czas trwania wspomagania. Dziecko ma wskazanie do ukończenia II etapu kształcenia.
Inne Przeczytaj odpowiedź
- Jaka jest podstawa prawna uchylenia uchwały rady pedagogicznej w sprawie przeniesienia ucznia do klasy równoległej?
Rada pedagogiczna chce podjąć nową uchwałę.
Inne Przeczytaj odpowiedź
- Jestem dyrektorką publicznego przedszkola. W związku z komunikatem na stronie men.gov.pl dotyczącym OPŁATY ZA PUBLICZNE PRZEDSZKOLA A UMOWY CYWILNOPRAWWNE z dn.1 marca 2018 zwracam się z prośbą o pomoc. Czy dyrektor przedszkola będzie podpisywał umowę publicznoprawną z rodzicami? Organ prowadzący milczy. Jak ma wyglądać od strony prawnej.
Inne Przeczytaj odpowiedź
- Proszę o informację dotyczącą uczęszczania ucznia na zajęcia. Uczeń klasy 4 technikum zmienił szkołę. W poprzedniej zaliczył wszystkie 3 egzaminy potwierdzające kwalifikację w zawodzie przewidziane dla danego kierunku. Plan nauczania w naszej szkole przewiduje inny rozkład materiału i ostatnia kwalifikacja i zajęcia z nią związane są w klasie 4. Uczeń wystąpił z pismem o zwolnienie go z wszystkich zajęć zawodowych i pozostawienie tylko zajęć ogólnokształcących. My jako szkoła stoimy na stanowisku, że uczeń musi realizować wszystkie godziny dydaktyczne zgodnie z planem nauczania, uczeń odwołuje się od tej decyzji. Proszę o informację w jaki sposób postąpić w tej sytuacji.
Inne Przeczytaj odpowiedź
- Komunikaty z Ministerstwa Edukacji Narodowej i Kuratorium Oświaty!
- Porady i opinie ekspertów.
- Nowe narzędzia dla dyrektorów placówek oświatowych.
- Bieżące informacje prasowe