Jak wygląda rozliczanie dochodu ze sklepiku szkolnego?

Planujemy utworzyć sklepik szkolny. Wiem, że szkoła ma możliwość gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku. Czy to jedyne rozwiązanie? Czy to organ prowadzący decyduje o: gromadzeniu dochodów, przeznaczeniu tych dochodów oraz sposobie sporządzania planu finansowego dochodów i finansowanych nimi wydatków. Kto ma obliczyć dochód sklepiku – czy szkoła, w której prowadzony jest sklepik, czy organ prowadzący? Czy szkoła ma za zadanie przekazać koszty i cały przychód, aby organ prowadzący opłacił faktury kosztowe? Jeśli tak – na podstawie jakiej ewidencji podatkowej? Czy to szkoła musi prowadzić pełną księgowość, skoro nie posiada osobowości prawnej?

Uzasadnienia dla prowadzenia działalności sklepiku szkolnego należy szukać w przepisie art. 1 pkt 13a u.o.s.o. Stosownie do przepisu art. 60 ust.1 pkt 4 u.o.s.o. statut szkoły winien określać m.in. organizację szkoły, a zatem można uregulować działalność sklepiku szkolnego w tym dokumencie. W kwestiach podatkowych związanych z działalnością sklepiku szkolnego należy zalecić wystąpienie do właściwego organu o indywidualną interpretacje podatkową. Wskazać należy także, że jednostka samorządu terytorialnego jako organ prowadzący szkołę jest uprawniona do wystąpienia do właściwej regionalnej izby obrachunkowej o udzielenie wyjaśnień w sprawach dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych (art. 13 pkt. 11 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych).
W świetle prawa statut szkoły nie reguluje działalności sklepiku
Brak obowiązujących przepisów prawa, które regulowałyby sferę działalności szkoły noszącej znamiona działalności gospodarczej. Częstokroć działalność sklepiku szkolnego regulują statuty szkół. Nie stanowią one jednak przepisów prawa miejscowego (zob. wyrok WSA w Poznaniu z 16 stycznia 2004 r., sygn. 4/II SA/Po 2428/03), więc nie ma podstaw, by uznać, że działalność sklepiku w statucie szkoły jest normowana przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
Szkoła samorządowa jako jednostka budżetowa ma samodzielną formę organizacyjno-prawą gospodarki finansowej
Obligatoryjnie narzucona przez ustawę o systemie oświaty (dalej: u.o.s.o.) forma organizacyjno-prawna gospodarki finansowej szkoły samorządowej, tj. jednostki budżetowej, pociąga za sobą określone obowiązki dyrektora szkoły związane z gromadzeniem dochodów i dokonywaniem wydatków. Stosownie do przepisu art. 79 szkoły publiczne zakładane i prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi prowadzącymi gospodarkę finansową na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Przepis ten określa formę organizacyjno-prawną szkoły prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego (jednostkę budżetową) i odsyła do przepisów u.o.s.o. regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych: u.o.f.p. oraz rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Szkoła prowadzi finanse na podstawie dochodów i wydatków
Jak wynika z art. 11 u.o.f.p. szkoła jako jednostka budżetowa jest jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych i nie posiada osobowości prawnej. Szkoła samorządowa ma narzuconą przez u.o.s.o. formę organizacyjno-prawną gospodarki finansowej, tj. działa jako jednostka budżetowa.
Tę z kolei charakteryzuje to, że:
• wszystkie wydatki finansowane są z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w strukturze której funkcjonuje szkoła (tzw. budżetowanie brutto);
• całość zrealizowanych dochodów odprowadza na rachunek dochodów budżetu państwa albo jednostki samorządu terytorialnego.
Innymi słowy każda złotówka pobrana przez szkołę jest dochodem budżetu jednostki samorządu terytorialnego i każda złotówka wydana przez jednostkę budżetową na realizację jej statutowych zadań jest wydatkiem budżetu. Poziom zrealizowanych przez szkołę dochodów w żaden sposób nie rzutuje na poziom wydatków przez nią realizowanych. W tym też znaczeniu w jednostce budżetowej brak jest powiązania dochodów z wydatkami.
Szkoła może gromadzić wyłącznie dochody budżetowe z określonych ustawowo źródeł
Gromadzone przez szkołę jako jednostkę budżetową dochody są dochodami budżetu. Z kolei dochodami budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być jedynie dochody pochodzące ze źródeł ustawowo określonych. Przesądzają o tym art. 167 Konstytucji RP i art. 216 ust. 1u.o.f.p., według których źródła dochodów jednostek samorządu terytorialnego określa odrębna ustawa.
Wydzielony rachunek dochodów może gromadzić szkolne wpływy
Jedną z form „uelastycznienia” gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w zakresie gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków jest wydzielony rachunek dochodów. Zgodnie z art. 223 u.o.f.p. samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Dochody te pochodzące w szczególności z:
• spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej;
• odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej.
Wydatki z rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 u.o.f.p., mogą być dokonywane do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego. Zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 5 u.o.s.o. dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich wykorzystanie.
Zasady administrowania finansami szkoły są regulowane przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego
Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określa w szczególności:
• jednostki budżetowe, które gromadzą dochody;
• źródła, z których dochody są gromadzone na rachunku;
• przeznaczenie dochodów, z tym że dochody wraz z odsetkami nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych;
• sposób i tryb sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania.
Środki finansowe pozostające na rachunku na dzień 31 grudnia roku budżetowego podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku.
Organ prowadzący szkołę nadzoruje gospodarką finansową szkoły
Stosownie do art. 5c pkt 3 u.o.s.o. uprawnienia i kompetencje związane z nadzorem posiada organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego.
W tym miejscu zwrócić należy uwagę na treść przepisów art. 34a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 u.o.s.o., w myśl których organ prowadzący szkołę sprawuje nad nią nadzór m.in. w zakresie spraw finansowych.
W szczególności nadzorowi temu podlega prawidłowość:
• dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi;
• dysponowania pozyskanymi przez szkołę środkami pochodzącymi
• z innych źródeł (tzn. środków pozabudżetowych);
• gospodarowania mieniem.
Wynika z tego, że nadzorem objęte są wszystkie sprawy związane z gromadzeniem i przepływem środków pieniężnych pomiędzy szkołą a budżetem.
Finansowanie sklepiku zgodnie z planem finansowym lub w ramach rachunku wydzielonego
Z przedstawionego w pytaniu stanu nie wynika wprost, w jaki sposób finansowana jest działalność sklepiku.
Stąd należy uznać, że rozważenia wymagają dwa scenariusze:
1. Sklepik jest prowadzony przez uczniów w szkole dla dzieci i młodzieży pod nadzorem nauczyciela i finansowanie działalności sklepiku objęte jest planem finansowym szkoły, który to plan, zgodnie z przepisem art. 11 ust. 3 u.o.f.p., jest podstawą gospodarki finansowej szkoły.
Z planu finansowego wynika, że:
• wydatki (np. na zakup produktów żywnościowych) są zaplanowane w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej planu wydatków szkoły;
• dochody ze sprzedaży są zaklasyfikowane po stronie planu dochodów.
Wykonanie planu finansowego szkoły w tej części polegałoby na dokonaniu wydatku przez szkołę na zakup produktów żywnościowych (zapłacie faktury) i ujęciu tej operacji w księgach rachunkowych szkoły oraz dokonaniu wpłaty do budżetu uzyskanego ze sprzedaży przychodu.
2. Finansowanie sklepiku szkolnego dokonywane jest w ramach wydzielonego rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 u.o.f.p. i na podstawie planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych. Oznaczałoby to, że organ stanowiący w uchwale wskazał, że dochody z działalności sklepiku szkolnego są gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów szkoły i przeznaczane na zakup artykułów żywnościowych do sklepiku, z zastrzeżeniami wynikającymi z przywołanych wyżej przepisów art. 223 ust.1 pkt 3 i ust. 3-4 u.o.f.p.
Dochody ze sprzedaży w sklepiku szkolnym – wyrok WSA
Warto wspomnieć o wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 14 marca 2011 r. (sygn. IV SA/GI 5/11) uchylającym rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody w stosunku do uchwały Rady Miasta w sprawie określenia dochodów i wydatków gromadzonych na wydzielonym rachunku „oświatowej” jednostki budżetowej.
W uchwale tej jako jedno ze źródeł dochodów gromadzonych rachunku Rada Miasta wskazała dochody ze sprzedaży w sklepiku szkolnym. WSA w uzasadnieniu tego wyroku uznał, że dochody nie mieszczą się w wąsko zakreślonym przez ustawodawcę katalogu źródeł dochodów (art. 223 ust. 1), a tym samym pozostają w sprzeczności z zapisami ustawowymi.
Z wyroku sądu wynika, że nie powinno się ustalać kryteriów, na podstawie których definiowane są źródła pochodzenia środków, opierając się na ocenie charakteru tych dochodów: czy są to dochody jednorazowe czy wyjątkowe. Przede wszystkim należy uwzględnić prawną możliwości uzyskiwania dochodów przez samorządową jednostkę budżetową i dodatkowo wziąć pod uwagę charakter jej działalności.
Każdy przypadek wymaga szczegółowej oceny rodzajów dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i ich źródeł. Należy zanalizować uchwałę, sprawdzając, czy:
• uwzględniono konkretne źródła dochodów;
• poszczególne rodzaje dochodów nie są związane z prowadzeniem działalności, która wykracza poza zadania o charakterze użyteczności publicznej jednostki samorządu terytorialnego;
• dochody nie stanowią wyłącznie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego;
• dochody mogą być dochodami danej jednostki samorządu terytorialnego w świetle przepisów prawa (np. określone opłaty).
Szkoła nie przekazuje faktur zakupu do organu prowadzącego celem ewidencji
Z punktu widzenia odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych, o której mowa w art. 53 u.o.f.p. w związku z art. 39 ust. 1 pkt 5 u.o.s.o., nieuprawnione jest przekazywanie przez szkołę faktur potwierdzających (dokonanych przez tę szkołę) zakupy produktów żywnościowych do sklepiku organowi prowadzącemu celem ich zapłaty. Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z działalnością sklepiku szkolnego winna być prowadzona w urządzeniach księgowych szkoły.
Szkoła jako jednostka budżetowa nie podlega opodatkowaniu
Zagadnienia podatkowe może wyjaśnić interpretacja indywidualna wydana przez Ministra Finansów z 4 stycznia 2013 r. (sygn. DD6/033/346/MNX/12/PK-1959) dotycząca sytuacji jednej ze szkół, w której miał zostać utworzony sklepik szkolny w ramach dodatkowych zajęć przedsiębiorczości. Sklepik nie miał być podmiotem wyodrębnionym ze struktury szkoły. Wydatki i przychody miały być dokumentowane i ewidencjonowane w uproszczonej formie, a ewidencja miała być podstawą do określenia dochodu osiągniętego przez sklepik. Same zaś dochody planowano przeznaczać na cele statutowe szkoły (np. organizację imprez szkolnych).
Zgodnie z odpowiedzią Ministerstwa należy uznać, że szkoła jest jednostką budżetowa, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Jest zwolniona z opodatkowania na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zwolnienie to ma charakter bezwzględny – obejmuje całość przychodów, niezależnie od ich wysokości, źródła uzyskania, przeznaczenia zwolnionych środków. Skutkiem tego szkoły jest także zwolniona z obowiązku składania zeznań rocznych. Prowadzenia sklepiku przez szkołę nie nakłada na dyrektora szkoły obowiązku jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych.
Działalność i finansowanie sklepiku zależą od tego, kto jest podmiotem prowadzący sklepik
Prowadzenie sklepiku szkolnego przed podmiot stojący poza strukturą organizacyjną szkoły (np. osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą) wydaje się najprostszym rozwiązaniem.
Problem ze źródłami finansowania działalności pojawia się, kiedy sklepik szkolny jest prowadzony przez organy wewnętrzne szkoły. Sklepiki szkolne prowadzone są bowiem przez różnego rodzaju podmioty, zarówno te funkcjonujące w strukturach organizacyjnych szkoły, jak i stojące poza tą strukturą. Wskazać ogólnie tu można:
• osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą,
• organizacje harcerskie działające w formie stowarzyszeń,
• spółdzielnie uczniowskie,
• samorządy uczniowskie,
• rady rodziców,
• rady szkół,
• rady uczniów działające w kołach zainteresowań (np. mini przedsiębiorców).
Spółdzielnia uczniowska
Aktualnie spółdzielnie uczniowskie działają w oparciu o „prawo powielaczowe” – tj. statut wzorcowy opracowany w porozumieniu z Ministerstwem Edukacji Narodowej oraz Krajową Radą Spółdzielczą i zatwierdzony uchwałą II Kongresu Polskiej Spółdzielczości w 1983 r.
Próby ustawowego uregulowania tej działalności podejmowane są od 2004 r. i dotąd nie zostały sfinalizowane. Poselski projekt ustawy „Prawo spółdzielcze” (druk sejmowy nr 1005) został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej do rozpatrzenia projektów ustaw z zakresu prawa spółdzielczego. W dziale IV posłowie zaproponowali szereg regulacji związanych z działaniem spółdzielni uczniowskich.
Czytaj więcej: Dział IV „Spółdzielnie uczniowskie” projektu ustawy Prawo spółdzielcze
Dochody ze sklepiku prowadzonego przez spółdzielnię uczniowską nie są dochodami brutto
Spółdzielnie uczniowskie działają aktualnie na podstawie wzorcowego statutu, który został zamieszczony na stronie internetowej Fundacji Rozwoju Spółdzielczości Uczniowskiej. Jeśli sklepik jest prowadzony przez spółdzielnię uczniowską, która jest jedną z form działalności spółdzielni, a źródła przeznaczone na działalność takiego sklepiku pochodzą z funduszy spółdzielni, czyli funduszu udziałowego, to są to środki z udziałów członkowskich, a więc nie stanowią dochodu budżetu.
Rada rodziców
Stosownie do art. 50 ust. 3 u.o.s.o. w celu wspierania działalności statutowej szkoły rada szkoły może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek oraz innych źródeł. Zasady wydatkowania funduszy rady szkoły określa regulamin działalności rady szkoły.
W myśl przepisu art. 54 ust. 8 u.o.s.o. w celu wspierania działalności statutowej szkoły rada rodziców może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek oraz innych źródeł. Zasady wydatkowania funduszy rady szkoły określa regulamin działalności rady szkoły.
Samorząd uczniowski w szkole dla dorosłych lub placówce kształcenia ustawicznego
Z kolei w myśl przepisu art. 55 ust. 7 u.o.s.o. samorząd uczniowski w szkole dla dorosłych lub placówce kształcenia ustawicznego, aby wspierać działalność statutową szkoły lub placówki,może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek i innych źródeł. Zasady wydatkowania tych funduszy określa regulamin tego samorządu.
Jeśli dochód z działalności sklepiku szkolnego realizuje zadania statutu szkoły, nie jest dochodem budżetu
Wynika z tego, że zarówno rada szkoły (składająca się co do zasady z przedstawicieli nauczycieli, rodziców i uczniów), jaki i rada rodziców czy samorząd uczniowski w szkole dla dorosłych lub placówce kształcenia ustawicznego mogą z różnych źródeł gromadzić fundusze przeznaczone na jednoznacznie określony cel (wspieranie działalności statutowej szkoły) i wydatkować je w sposób określony w uchwalonym przez siebie regulaminie.
Zatem w sytuacji, w której działalność sklepiku szkolnego urzeczywistnia realizację celu statutowego szkoły w rozumieniu art. 1 pkt 13a u.o.s.o., jest ona finansowana z funduszy zgromadzonych przez radę szkoły, radę rodziców czy samorząd uczniowski szkoły dla dorosłych, a dochód wypracowany przez ten sklepik nie jest dochodem budżetu.
Działalność sklepiku szkolnego realizuje jedno z podstawowych zadań oświaty
Działalność sklepiku szkolnego wpisuje się niewątpliwie w zadania systemu oświaty, zgodnie bowiem z art. 1 pkt 13a u.o.s.o. zapewnia ona kształtowanie u uczniów postaw przedsiębiorczości sprzyjających aktywnemu uczestnictwu w życiu gospodarczym.