Jakie dokumenty związane z RODO powinna mieć publiczna szkoła podstawowa?

Obowiązkowa dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej:
• opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. Nr 119, s. 1),
• określenie zasad, na jakich szkoła będzie dokumentowała wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO).

Jeśli dane osobowe będą przetwarzały podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego czy księgowości – należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są udzielane na piśmie, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie ujawni pracodawcy szczególne dane osobowe (art. 221b § 1 i § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.), w szkole funkcjonuje ZFŚS i w związku z tym są przetwarzane dane dotyczące zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2021 r., poz. 746) lub szkoła jako pracodawca przetwarza dane dotyczące zdrowia w związku z tym, że realizuje zadania wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Dz.U. z 2021 r., poz. 573); w tym przypadku na piśmie są także zbierane zobowiązania do zachowania tych danych w poufności (art. 2 ust. 6 ww. ustawy).

W zależności od przyjętych wewnętrznych zasad ochrony danych osobowych, szkoła może uznać za konieczne opracowanie także innej dokumentacji dotyczącej RODO, np. zasady (polityki) ochrony danych osobowych.