Jakie zasady obowiązują przy zawieraniu umowy na wynajem pomieszczeń szkolnych?

Szkoły w Polsce finansowane są z budżetu Państwa, środki te powiększane są o kwoty pochodzące z budżetu organów prowadzących. Nie wystarczają one jednak na pokrycie wszystkich wydatków związanych z funkcjonowaniem nowoczesnej szkoły. Niejednokrotnie brakuje środków na organizację różnorodnych zajęć pozalekcyjnych, zakup sprzętu elektronicznego lub nowocześniejszych pomocy dydaktycznych. Warto zastanowić się nad możliwościami pozyskania środków pozabudżetowych z wynajmowania pomieszczeń szkolnych.

Zawieranie przez szkoły umów najmu następuje na podstawie Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) z uwzględnieniem wymogów wynikających z ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Wynajmowania pomieszczeń szkolnych dotyczy sal gimnastycznych, hal sportowych, sal klasowych, pracowni komputerowych.

Forma umowy

Kodeks cywilny nie określa obligatoryjnej formy zawarcia umowy najmu. Powinna być ona jednak dla celów dowodowych zawarta w formie pisemnej.

Obowiązki stron umowy

Zgodnie z art. 662 k.c. po zawarciu umowy wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę.

Do obowiązków najemcy należy natomiast używanie rzeczy najętej w sposób określony w umowie, a gdy ona tego nie określa – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy (art. 666 k.c.). W przypadku niewłaściwego i niezgodnego z umową używania rzeczy przez najemcę wynajmującemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia, po uprzednim udzieleniu najemcy stosownego upomnienia.

O ile strony w umowie nie postanowiły inaczej, najemca ma prawo oddać rzecz najętą w całości lub w części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem (art. 668 § 1 k.c). Zatem jeśli wolą wynajmującego jest, by przedmiotu najmu używał wyłącznie najemca albo by zachować możliwość decydowania o ewentualnym oddaniu pomieszczenia w podnajem lub do używania osobie trzeciej, warto zawrzeć w umowie stosowne postanowienia regulujące tę kwestię.

Czynsz

Podstawowym obowiązkiem najemcy jest uiszczanie wynajmującemu czynszu w wysokości i terminie określonym w umowie. Jeśli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełnie okresy płatności, wynajmujący zgodnie za art. 673 k.c. może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dyrektor – ustalając wysokość czynszu – musi stosować stawki ustalone przez organy gminy.
Okres zawarcia umowy
Dyrektor szkoły może zawierać umowy na okres zgodny z udzielonym mu pełnomocnictwem, przy czym podpisanie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymaga zgody rady gminy.
Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu
Jeśli strony umowy najmu na czas określony nie zawrą w niej postanowienia o możliwości wcześniejszego jej rozwiązania za wypowiedzeniem, umowy takiej nie będzie można rozwiązać przed nadejściem określonego w niej terminu (art. 673 § 3 k.c.). Wskazane jest więc umieszczenie w umowie klauzuli dopuszczającej możliwość jej wcześniejszego rozwiązania.

Przedawnienie roszczeń

Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na rzecz albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 k.c.) Natomiast termin przedawnienia roszczeń wynajmującego o zapłatę czynszu najmu wynosi 3 lata.

Umowa najmu na czas dłuższy niż 3 lata

Ustawa o gospodarce nieruchomościami ma zastosowanie w przypadku zawarcia umowy najmu na czas oznaczony, dłuższy niż 3 lata, lub na czas nieoznaczony. Wówczas zawarcie umowy następuje w drodze przetargu (art. 37 ust. 4). Do wyłonienia najemcy w tym trybie najczęściej dochodzi w sytuacji oddawania pomieszczeń szkoły w najem w celu prowadzenia stołówki bądź sklepiku szkolnego.
Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9a ustawy o samorządzie gminnym określenie zasad wynajmowania nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Musi ona także wyrazić zgodę na zawarcie umowy najmu na okres dłuższy niż 3 lata.

Podmiot uprawniony do zawarcia umowy najmu

Należy podkreślić, że w umowie jako wynajmujący pomieszczenia (obiekty) szkoły powinna być zawsze wskazana właściwa gmina. Szkoły, będąc jednostką organizacyjną, nie posiada bowiem osobowości prawnej. Oznacza to, że nie może występować samodzielnie w obrocie prawnym.
Za nieprawidłową należy uznać praktykę oznaczania jako wynajmującego szkoły reprezentowanej przez dyrektora bądź uznawania za stronę umowy dyrektora.
Zawierający umowę najmu dyrektor szkoły musi legitymować się stosownym pełnomocnictwem udzielonym przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta.

Dokumenty, jakich należy żądać przed zawarciem umowy

Przed zawarciem umowy najmu należy każdorazowo zweryfikować potencjalnego kontrahenta, żądając od niego aktualnych dokumentów, a w szczególności:
• odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – w odniesieniu do podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu,
• zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – w odniesieniu do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
• okazania dokumentu tożsamości – w przypadku osoby fizycznej,
• pełnomocnictwa, o ile umowy nie zawiera osoba wpisana do KRS bądź do CEIDG,
• zaświadczenia o nadaniu numeru REGON.
Opisane powyżej zasady dotyczące umów najmu pomieszczeń szkoły znajdują odpowiednie zastosowanie także w przypadku mniej typowych, ale również spotykanych w praktyce, umów najmu, jak np. wynajem powierzchni pod reklamę bądź wynajem powierzchni dachowej w celu umieszczenia na niej urządzeń służących do świadczenia usług związanych z udostępnieniem internetu.
Umowa najmu pomieszczeń lub obiektów szkolnych nie może być powodem pogorszenia warunków nauki lub pracy.

Postanowienia, które powinny znaleźć się w umowie

Aby umowa najmu zabezpieczała należycie interesy szkoły powinna zawierać w szczególności następujące postanowienia:
• oznaczenie daty zawarcia umowy,
• oznaczenie stron, które zawierają umowę,
• dokładne opisanie przedmiotu umowy najmu i celu, w jakim będzie wykorzystywany,
• dokładne określenie praw i obowiązków stron wynikających z umowy,
• określenie czynszu i opłat dodatkowych (w tym za media ze wskazaniem zasad ich ponoszenia),
• wskazanie sposobu i terminu dokonywania opłat,
• określenie postępowania w przypadku nieuregulowania w terminie płatności (odsetki za opóźnienie),
• wprowadzenie obowiązku wniesienia przez najemcę kaucji gwarancyjnej tytułem zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych szkód w przedmiocie najmu lub nieuregulowanych płatności,
• określenie czasu trwania umowy,
• wprowadzenie możliwości rozwiązania umowy za wypowiedzeniem,
• wprowadzenie możliwości rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez najemcę warunków umowy,
• określenie obowiązków stron po rozwiązaniu umowy (wydanie wynajmującemu przedmiotu najmu w stanie niepogorszonym ze wskazaniem terminu wydania),
• określenie daty wejścia w życie umowy.

Wynajem pomieszczeń szkolnych:

1. Podaj zainteresowanym informację o dostępnej powierzchni (ustnie, telefonicznie, e-mailowo) – zamieść też informacje na stronie internetowej szkoły, stwórz swój regulamin korzystania z wynajmowanych powierzchni w szkole.
2. Ustal cenę – wysokość czynszu negocjuj indywidualnie (weź pod uwagę okres najmu, koszty eksploatacyjne).
3. Wymagaj przygotowania dokumentów – podstawowe dane o wynajmującym, z podaniem numeru NIP i REGON (na tej podstawie przygotuj wstępny projekt umowy).
4. Po ustaleniu wspólnych warunków umowy podpisz ją (podaj ewentualnie osobę do kontaktu).

Postępowanie w przypadku naruszeń umowy przez najemcę

Jeżeli najemca nie wywiązuje się z warunków umowy, należy w pierwszej kolejności skierować do niego pisemne wezwanie ze wskazaniem rodzaju naruszenia umowy oraz żądaniem jego usunięcia. Wezwanie powinno określać termin, w jakim najemca ma zaprzestać naruszania warunków umowy oraz usunąć skutki naruszeń.
W przypadku bezskuteczności wezwania i upływu określonego w nim terminu wynajmujący jest uprawniony do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Jeśli naruszenie polega na braku zapłaty umówionego czynszu lub opłat za świadczenia dodatkowe (media), dyrektor szkoły powinien wystosować do najemcy wezwanie do zapłaty. W wezwaniu należy wskazać:
• podstawę żądania zapłaty (umowa, wystawiona na jej podstawie faktura),
• dochodzoną kwotę,
• termin, w jakim zaległa należność powinna być uiszczona,
• sposób zapłaty wraz z informacją, że brak zapłaty w określonym terminie spowoduje skierowanie sprawy do sądu.
Wezwanie do zapłaty należy bezwzględnie wysłać przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty należności wynajmujący jest uprawniony do wszczęcia postępowania sądowego w celu uzyskania orzeczenia nakazującego kontrahentowi zapłatę.
Pozew o zapłatę należności wynikających z umów najmu wnosi się na urzędowym formularzu. Pozew należy wypełnić zgodnie ze wskazówkami umieszczonymi na formularzu, dołączyć wymagane dokumenty w oryginale lub w odpisie potwierdzonym za zgodność z oryginałem i złożyć w sądzie lub wysłać pocztą w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz jest przeznaczony dla sądu, odpis – dla strony pozwanej). Pozew podlega stosownej opłacie, ustalanej zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
W sprawach podlegających rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym, obejmującym roszczenia o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, pobiera się opłatę stałą, która wynosi przy wartości przedmiotu sporu:
• do 2000 zł – 30 zł,
• ponad 2000 zł do 5000 zł – 100 zł,
• ponad 5000 zł do 7500 zł – 250 zł,
• ponad 7500 zł – 300 zł.
Po wydaniu przez sąd i uprawomocnieniu się nakazu zapłaty wobec najemcy, w przypadku niedokonania zapłaty zasądzonych na rzecz szkoły należności, sprawę – po uzyskaniu klauzuli wykonalności – należy skierować do komornika w celu wyegzekwowania długu na drodze postępowania egzekucyjnego.