Nastąpiła sądowa zmiana nr PESEL u ucznia klasy drugiej. 1. Co należy zrobić w arkuszach ocen, aby były one prawidłowo prowadzone? 2. Co należy zrobić w Systemie Informacji Oświatowej? Czy należy nadać nowy numer ewidencyjny ze względu na nowy PESEL? W programie dla sekretariatu nie ma możliwości zmiany wprowadzenia nowego numer PESEL- co w takiej sytuacji?

Przepisy prawa oświatowego, w tym w szczególności przepisy rozporządzenia  Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków, oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, nie regulują wprost kwestii związanej z dokonywaniem zmiany numeru PESEL w dokumentacji ucznia.

Przyjmuje się, że zmiany w dokumentacji szkolnej dokonuje się w trybie przewidzianym do prostowania błędu i oczywistej omyłki, tj. poprzez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania Sprostowania błędu i oczywistej omyłki w księdze uczniów, księdze słuchaczy, księdze wychowanków oraz arkuszu ocen ucznia albo słuchacza dokonuje dyrektor szkoły lub placówki albo osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowania.

Zmiana numeru PESEL nie stanowi podstawy do zakładania nowego arkusza ocen dla ucznia – założenie nowego arkusza ocen wymagane jest w przypadku zmiany imienia lub nazwiska.

Jeśli chodzi o wprowadzanie zmiany danych do SIO, to należy wskazać, że informacje zawarte w SIO stanowią odzwierciedlenie stanów faktycznych ustalonych w oparciu o inne, odnośne dokumenty. Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej, co do zasady dane do bazy SIO powinny zostać wprowadzone w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana w stanie faktycznym.

Natomiast co do technicznych kwestii związanych w wprowadzaniem danych do SIO, informację w powyższym zakresie można uzyskać pod adresem https://pomoc.sio.gov.pl/tech_instruction/modyfikacja-25/