Nauczyciel zgubił akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego. Poprosił o wydanie nowego aktu, bo potrzebuje przedłożyć go w nowym miejscu pracy. W teczce akt osobowych mam oryginał aktu. Czy mogę wydać mu oryginał aktu, a zostawić w teczce ksero, czy lepiej sporządzić odpis dokumentu?

 Obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą w zakresie konieczności wydawania świadectw pracy zostały uregulowane w treści art. 97 § 1 Kodeksu pracy oraz § 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania i dotyczą wyłącznie świadectwa pracy. Z przepisów prawa nie wynika natomiast obowiązek wydania duplikatu dokumentu, choć pracodawca może to robić, w dodatku potwierdza to praktyka.Szkoła archiwizuje dokumentację z przebiegu awansu nauczyciela

Oczywiście istnieje możliwość uzyskania duplikatu aktu nadania awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego. Zgodnie z art. 9b ust. 4 pkt 1 Karty Nauczyciela stopień zawodowy nauczyciela kontraktowego nadaje dyrektor szkoły. Dokumentacja związana z odbyciem stażu jak też dokumentacja świadcząca o uzyskaniu przez nauczyciela stażystę akceptacji komisji kwalifikacyjnej po przeprowadzeniu rozmowy z nim, zgodnie z art. 9b ust. 1 pkt 1 powinna być przechowywana w szkole, w której te czynności miały miejsce.

Duplikat

Definicja „duplikatu” wskazuje, że jest to kopia lub drugi egzemplarz dokumentu.

Kopia a odpis

W tekstach aktów prawnych, wyrazy „odpis” i „kopia” są często spotykane (niekiedy w jednym przepisie występują obok siebie), brak jednak ich definicji legalnych. Słownik Języka Polskiego podaje zbliżone znaczenia obu wyrazów.

Niemniej jednak, kopia jest wiernym odtworzeniem oryginału (np. w przypadku dokumentów jest to zgodność nie tylko z treścią oryginału, ale również zachowanie takiego samego układu graficznego), inaczej jest to dokładne powtórzenie czegoś, np. poprzez „skserowanie”.

Odpis dokumentu odnosi się zaś do przepisania tekstu oryginalnego z wiernym zachowaniem zgodności co do treści tego tekstu z tekstem oryginalnym.

Kiedy kopia może być odpisem?

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego w wyroku z 10 lipca 2009 r. (sygn. II CSK 71/09) kserokopia – jako odwzorowanie oryginału – może być uznana za odpis dokumentu. Z kolei odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Niepoświadczona podpisem kserokopia nie jest dokumentem.

Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.

Dyrektor może wydać odpis aktu

Akt nadania stopnia awansu zawodowego jest decyzją administracyjną i w tym kontekście moim zdaniem należy rozstrzygnąć ten problem. Najlepiej wydać uwierzytelniony odpis. Zdaje się, że żaden z przepisów regulujących dostęp do dokumentów będących w posiadaniu organów administracji publicznej nie definiuje pojęcia duplikatu decyzji administracyjnej.

Pomijając powyższe regulacje, warto zwrócić się do kuratorium o opinię w tej sprawie.