Poproszę o informację, dotyczącą obowiązku tworzenia kopii zapasowych z komputera w sekretariacie szkolnym. Jakie są procedury? Czy istnieje wykaz niezbędnej dokumentacji RODO, która powinna być w szkole?

Obowiązujące przepisy nie regulują zagadnienia tworzenia kopii zapasowych z komputera w sekretariacie szkolnym, a w związku z tym samodzielnie rozwiązania przyjmuje dana szkoła. Bez ich znajomości nie można stwierdzić, czy w szkole przyjęto taki wymóg.

Obowiązkowa dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej: opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. Nr 119, s. 1); określenie zasad, na jakich szkoła będzie dokumentowała wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO); jeśli dane osobowe przetwarzają podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego, czy księgowości, należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO); pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, jeśli tak stanowi konkretny przepis, np. gdy pracodawca przetwarza szczególne dane osobowe (art. 221b § 3 w zw. z ust. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, Dz. U. z 2022 r., poz. 1510).