Poproszę o opinię – czy poniższe zasady postępowania w trakcie corocznego przeglądu dokumentów z ZFŚS w szkole są prawidłowe:

a. dokumenty niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych przechowujemy zgodnie z JRWA 5 lat (np. zaświadczenie lekarskie przy przyznawaniu zapomogi losowej z powodu choroby przewlekłej zwolnionej z podatku);

b. dokumenty nadmiarowe, jakie znalazły się w dokumentacji ZFŚS (np. faktury, PIT-y, decyzje z ZUS, dokumentacja medyczna):

• kserokopie – po sporządzeniu notatki zwracam wnioskodawcy, jeśli nie mogę tego zrobić – niszczę fizycznie,

• oryginały – jeśli nie mogę zwrócić – przechowuję 5 lat zgodnie z JRWA.

Przepis art. 8 ust. 1d ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 746) zobowiązuje pracodawcę do dokonywania minimum raz w roku przeglądu danych osobowych zebranych w związku z prowadzeniem funduszu socjalnego i usuwania tych danych, które są zbędne dla celów związanych z funkcjonowaniem tego funduszu. Celem przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę jest przyznanie usługi, świadczenia lub dopłaty z funduszu a także zabezpieczenie dokumentacji na ewentualne dochodzenie praw i roszczeń (art. 8 ust. 1c ww. ustawy). Termin na przedawnienie roszczeń dotyczących świadczeń socjalnych wynosi 3 lata, jednakże zobowiązania podatkowe przedawniają się z terminem 5 lat, licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło spełnienie świadczenia. Jednocześnie pracodawca powinien się kierować zasadą minimalizacji przechowywania danych osobowych. Okres przechowywania dokumentów, które mogą być przedmiotem kontroli powinien wynosić 5 lat. Dokumenty przekazane do wglądu nie powinny być w ogóle przechowywane przez pracodawcę po podjęciu decyzji w sprawie przyznania świadczenia. Przykładowo, jeżeli do przyznania świadczenia jest konieczne ustalanie wysokości dochodu współmałżonka pracownika, to pracodawca nie ma podstaw, aby żądać dostarczenia kopii PIT. Pracodawca może jedynie żądać okazania PIT do wglądu. W ramach corocznego przeglądu należy zniszczyć albo usunąć z elektronicznych nośników danych dane, które z założenia powinny być okazane do wglądu. Dokumentacja wytwarzana w związku z działalnością socjalną pracodawcy zobowiązanego do prowadzenia archiwum zakładowego na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach musi być przechowywana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Mając na względzie powyższe zasady należy przyjąć, że sposób postępowania zaprezentowany w pytaniu jest prawidłowy. Należy jedynie przeanalizować kwestię żądania kopii dokumentów, które mogą być przedstawione do wglądu.