Pracownik został zwolniony za 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia z obszernym uzasadnieniem, min. wskazano na podejrzenie przemocowego traktowania dzieci (wskazano pismo rodzica z dnia - anonimowe, oświadczenie imienne z dnia... świadka zdarzenia). Świadkiem zdarzenia jest obecny pracownik i składając oświadczenie przekazał je dla wiedzy kierownika zakładu. Czy w tym przypadku obecnie na pismo zwolnionej z żądaniem kserokopii dokumentów kierownik zakładu może przesłać jej papiery bez danych osobowych? Czy w ogóle trzeba przekazać ksero dokumentów, jeżeli w trakcie wypowiedzenia osoba zapytana czy wszystko rozumienie nie zaprzeczyła i nie zabrała głosu. Jakie są inne rozwiązania?

W sytuacji, gdy nauczyciel zwraca się do dyrektora o udzielenie informacji o składanych na niego skargach i dotyczących go oświadczeniach, należy w pierwszej kolejności ustalić, czy wniosek dotyczy udostępnienia informacji publicznej (wyrok WSA w Lublinie z dnia 18 grudnia 2012 r., II SA/Lu 821/12, www.orzeczenia.nsa.gov.pl). W pierwszej kolejności należy więc wezwać nauczyciela do doprecyzowania wniosku o udostępnienie skargi i oświadczenia pytając, czy domaga się udzielenia informacji publicznej.
Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 782) - dalej u.d.i.p., każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Dyrektor powinien zbadać treść pisma rodzica i oświadczenia pracownika pod kątem tego, czy skarga i oświadczenie przedstawiają fakty dotyczące pracy nauczyciela jako pracownika szkoły (stanowią informację publiczną), czy zawierają jedynie subiektywne uwagi rodziców i współpracownika (nie są informacją publiczną). Ponieważ wykonywanie zadań publicznych przez jednostkę oświatową odbywa się przede wszystkim poprzez pracę nauczycieli, informacje o nauczycielach – w tym pochodzące od pracowników i osób trzecich (uczniów, rodziców) są informacjami publicznymi, o ile dotyczą faktów związanych z wykonywaniem stanowiska nauczyciela. Natomiast opinie osób trzecich (np. rodziców) o nauczycielu, zawierające wyłącznie subiektywne oceny jego pracy czy odnoszące się do jego osoby, nie dotyczą spraw publicznych, a więc nie mogą być udostępniane jako informacja publiczna.
Jeśli nauczyciel domaga się udostępnienia informacji publicznej, dyrektor powinien – o ile skarga lub oświadczenie zawierają informację o faktach dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela - przesłać kopię pisma lub pism. Zgodnie z art. 5 ust. 2 zd. 2 u.d.i.p. prawo do informacji publicznej nie podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej w przypadku informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji. Jeśli nauczyciel nie domagał się informacji o rodzicu, który złożył skargę lub o pracowniku, który złożył oświadczenie, dyrektor może dokonać anonimizacji ich danych.
Jeżeli pismo lub pisma nie zawierają informacji publicznej (czyli przedstawiają subiektywne opinie, a nie fakty dotyczące pracy nauczyciela), dyrektor powinien udzielić pisemnej odpowiedzi, że skarga lub pismo nie zawierają informacji publicznej i dlatego wniosek nie może zostać uwzględniony
Natomiast w przypadku, gdy nauczyciel odpowie, że nie domaga się udzielenia informacji publicznej, a pismo rodzica lub oświadczenie pracownika rzeczywiście takiej informacji nie zawiera, dyrektor powinien odpowiedzieć, że z uwagi na ochronę danych osobowych rodzica lub pracownika, nie może bez ich zgody przesłać kopii pisma. Przetwarzanie danych osobowych (imię i nazwisko rodziców) jest dopuszczalne za zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2014 r. poz. 1182).