Proszę o informację dot. GIODO - co obowiązuje przedszkole niepubliczne w sprawach związanych z ochroną danych? Jakie przepisy nas obligują? Jakie procedury powinniśmy prowadzić?

Przedszkole jest związane regulacjami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2016 r. poz. 922 i wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi. W szczególności jeśli nie został powołany administrator bezpieczeństwa informacji, przedszkole ma obowiązek zgłoszenia do GIODO prowadzenia innych zbiorów danych niż wymienione w art. 43 ust. 1 ww. ustawy – zwolnienie z obowiązku zgłoszenia dotyczy zbiorów zawierających dane osobowe osób zatrudnionych w jednostce oświatowej lub świadczących na jej rzecz pracę na podstawie umów cywilnoprawnych i kandydatów do pracy, uczniów oraz ich rodziców w zakresie edukacji, zewnętrznych usługodawców, których dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, czy zbiorów danych osobowych używane w sprawach o drugorzędnym znaczeniu, np. księgi wejść i wyjść, księgi interesantów. W szczególności zgłoszeniu podlegają zbiory danych, w których są przetwarzane wrażliwe dane osobowe dotycząca zdrowia dzieci.
Na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024 obowiązkowe jest opracowanie dokumentacji i przestrzeganie jej postanowień: polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Dokumenty te określają środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Ponadto dane mogą przetwarzać tylko upoważnione osoby, zaś w przedszkolu powinien być prowadzony rejestr tych upoważnień (art. 37 – 39 ustawy).