W jaki sposób należy delegować uprawnienia innym pracownikom szkoły?

Dyrektor reprezentuje organ szkoły, odpowiada za proces nauczania, przewodniczy radzie pedagogicznej, prowadzi nadzór pedagogiczny, organizuje pomoc psychologiczno-pedagogiczną, wydaje decyzje administracyjne, a także odpowiada za dyscyplinę finansów i za prowadzenie efektywnej kontroli zarządczej. Taki natłok zadań powoduje, że nie sposób wszystko robić samemu. I nie warto. Niezbędne, ale również zalecane z punktu widzenia sztuki zarządzania jest delegowanie uprawnień.

Delegowanie uprawnień w szkole powinno mieć formę pisemną

W Kodeksie pracy znajdziemy w art. 94, wśród innych obowiązków pracodawcy, zapis mówiący, że pracodawca ma „zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami”. Z tych przepisów nie wynika jeszcze bezpośrednio konieczność delegowania zadań w formie pisemnej.
Szkoły są placówkami sektora finansów publicznych, a dla tego typu placówek Minister Finansów opublikował wśród standardów kontroli zarządczej zapis „Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem”. Skoro pracownik ma potwierdzić podpisem uprawnienia, to najpierw musi je oczywiście dostać i musi także mieć się gdzie podpisać – zatem od pisemnej formy delegowania zadań w szkole nie uciekniemy.
Oczywiście zapisy z komunikatu Ministra Finansów nie stanowią prawa (komunikat nie jest źródłem prawa), więc nie są ostatecznie wiążące. Jednak nawet jeśli pominiemy fakt, że ucieczka od sformalizowanego delegowania uprawnień może być problemem przy okazji kontroli, to także z praktycznego punktu widzenia nie wydaje się racjonalna.
Brak stosownych dokumentów utrudnia dyrektorowi dyscyplinowanie pracowników oraz nadzorowanie efektów ich pracy. To z kolei może być powodem obniżenia efektywności podwładnych, a w konsekwencji zarzutu marnotrawienia pieniędzy publicznych – przeznaczanych na wynagrodzenia dla nieefektywnych pracowników.

Uprawnienia można delegować w formie „zakresu obowiązków i uprawnień pracownika”

Najczęściej wykorzystywany przy tej okazji jest zakres obowiązków i uprawnień pracownika. Ten dokument zapewne znajduje się prawie we wszystkich teczkach akt osobowych pracowników administracji w placówkach oświatowych – nie ma więc potrzeby, aby kogokolwiek do niego przekonywać. Warto jednak przypomnieć, że takie dokumenty wymagają również aktualizacji, bo zazwyczaj są one tworzone na początku zatrudnienia, a potem się o nich zapomina.
Podczas gdy zakres obowiązków i uprawnień pracowników administracji, obsługi, zastępcy dyrektora, pedagoga szkolnego czy nauczyciela bibliotekarza wymagają tylko przejrzenia i ewentualnych aktualizacji, większym problemem jest zakres obowiązków innych pracowników pedagogicznych.
W części szkół takie dokumenty dla nauczycieli i wychowawców nie funkcjonują, a – jak już ustaliliśmy – powinny. Często wytłumaczenie jest takie, że są już zapisy w Karcie Nauczycielaczy statucie szkoły. Nie mają one jednak charakteru indywidualnego. Problemem również są zmieniające się każdego roku obowiązki nauczyciela – wynikające z tworzonego co roku na nowo arkusza organizacji szkoły.
Dobrym rozwiązaniem tego problemu jest tworzenie corocznych przydziałów obowiązków i uprawnień nauczyciela, w których będą jasno zdefiniowane dla każdego nauczyciela:
• wychowawstwo,
• ile godzin tygodniowo w jakich oddziałach prowadzi,
• za jakie uroczystości szkolne odpowiada,
• inne uprawnienia, np. koordynowanie prac zespołu ds. ewaluacji wewnętrznej.

Jednostkowe pisemne upoważnienia w konkretnej kwestii

Nie wszystkie uprawnienia delegowane są na cały rok. W szkolnym życiu można spotkać się z wieloma sytuacjami, w których pracownicy są do czegoś uprawnieni krótkotrwale lub w pojedynczej, bardzo konkretnej sprawie.
W takich wypadkach oczywiście nie warto zmieniać wcześniej wydanych dokumentów, które już się zadomowiły w teczkach akt osobowych. Wydajemy wówczas jednostkowe pisemne upoważnienia w konkretnej kwestii.
Nie ma jednego, zamkniętego wzoru druku upoważnienia
Procedura nadawania upoważnień jest bardzo prosta. Powinien to być pisemny dokument zawierający:
• dane osobowe identyfikujące upoważnianego (dla pewności z danymi dokumentu tożsamości),
• zakres upoważnienia,
• okres jego obowiązywania.
Nie ma jednego, zamkniętego wzoru druku upoważnienia. Rygory prawne może więc spełniać nawet odręcznie napisana przez dyrektora kartka – pod warunkiem, że zawiera wszystkie niezbędne informacje.

Tu oczywiście musimy pilnować zewnętrznych wiążących szkołę regulacji– np. szczegółowe wymogi dotyczące upoważniania są określone w procedurach Centralnej Komisji Egzaminacyjnej, a np. ustawa o ochronie danych osobowych wymaga, aby obok wyżej wymienionych danych upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zawierały dodatkowo identyfikator, który upoważniany wykorzystuje w systemie informatycznym.

Warto pamiętać o ewidencjonowaniu upoważnień

Warto pamiętać o ewidencjonowaniu upoważnień, które ułatwi nam sprawne administrowanie tą kwestią. Pracownik odpowiedzialny za kadry dzięki prowadzonej ewidencji może na czas przypomnieć dyrektorowi o konieczności zaktualizowania jakiś uprawnień.

Pełnomocnictwo to przekazanie uprawnień dyrektora

Obok upoważnienia mamy również pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to nic innego jak określone przepisami prawa przekazanie, najczęściej wicedyrektorowi, uprawnień dyrektora. Ta forma delegowania pozwala wicedyrektorowi, np. podczas długotrwałej nieobecności dyrektora, sygnować nawet nieprzewidziane wcześniej dokumenty. Jego podpis ma wówczas taką samą moc jak podpis dyrektora.
W zależności od rodzaju podpisanego pełnomocnictwa możemy sobie wyobrazić przekazanie kompetencji dyrektora we wszystkich aspektach pracy szkoły lub ograniczenie uprawnień przekazywanych w pełnomocnictwie tylko do jednego obszaru jej funkcjonowania. Jednak nawet przy pełnomocnictwie ograniczonym np. tylko do kwestii finansowych pełnomocnik może w imieniu szkoły podpisywać nawet te faktury VAT, rachunki, listy płac, plany finansowe, o których nie wie dyrektor.

Należy bardzo uważnie przygotować pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo ma znaczącą moc prawną, warto zatem niezmiernie uważnie je przygotowywać. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy organ prowadzący nie zabronił dyrektorowi szkoły podpisywania tego rodzaju dokumentów. Jeśli prezydent miasta, burmistrz lub wójt nie zrobił tego rodzaju zastrzeżeń, przed podpisaniem pełnomocnictwa należy upewnić się, że jego treść dokładnie odzwierciedla intencje dyrektora.
Ze względu na swoją moc źle podpisane pełnomocnictwo może prowadzić do dwuwładzy w szkole i w konsekwencji wywołać spore zamieszanie. Warto więc dodać w pełnomocnictwie zapis mówiący, że np. wicedyrektor ma prawo wykorzystywać uprawnienia wynikające z tego dokumentu tylko podczas dłuższej nieobecności dyrektora.