W jakiej drodze następuje udostępnienie pracownikowi akt osobowych przez pracodawcę? Czy pracownik ma swobodny wgląd do dokumentacji pracowniczej? Czy takie same zasady należy stosować wobec byłych pracowników? Czy dokumenty znajdujące się w teczce osobowej mogą być przez pracownika kopiowane?

W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany do prowadzenie akt osobowych każdego pracownika. Niezwykle ważne są przy tym reguły wynikające z obowiązku ochrony danych osobowych. Przepisy Kodeksu pracy nie mówią jednak nic więcej o zasadach udostępniania akt osobowych.

Pracodawca odpowiada za ochronę przetwarzanych danych osobowych pracownika

Wobec braku przepisów w tym zakresie pracodawca – występujący jako administrator danych osobowych – powinien przestrzegać przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jest zobowiązany zabezpieczyć dane pracowników przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat od daty ustania stosunku pracy.

Dostęp do dokumentacji pracowniczej mają obecni i byli pracownicy

Zgodnie z art. 32 powyższej ustawy każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą. Dlatego też dostęp do dokumentacji pracowniczej powinien mieć zapewniony również były pracownik.

Wniosek o udzielenie informacji dotyczących pracownika

Pracownik ma prawo wystąpić z wnioskiem o udzielenie informacji na temat zgromadzonych przez pracodawcę danych dotyczących jego osoby.

Na pracodawcy natomiast spoczywa obowiązek udzielenia takich informacji w terminie 30 dni, jak podaje art. 33 ustawy.

Usunięcie lub niezwrócenie dokumentów przez pracownika grozi rozwiązaniem stosunku pracy

Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt zgromadzonych w teczce osobowej. Nie oznacza to jednocześnie, że ma prawo do samowolnego usunięcia jakichkolwiek dokumentów ze swoich akt osobowych czy też do odmowy zwrotu dokumentacji, którą udostępniono mu do wglądu. Takie zachowanie może zostać potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i stanowić uzasadnioną przesłankę do rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeku pracy.

Można dokonać kopii dokumentacji pracowniczej

Ponadto żaden przepis prawa pracy nie umożliwia pracownikowi tworzenia kopii z udostępnionych dokumentów. Kserowania ich nie umożliwia również żaden przepis ustawy o ochronie danych osobowych. Mimo to pracodawca może wyrazić zgodę na sporządzenie kopii.

Kto ma prawo wglądu do akt pracownika bez jego zgody?

Jednocześnie pracodawca musi pamiętać o konieczności udostępniania dokumentacji pracowniczej zainteresowanym, do których należy nie tylko pracownik, ale i różne instytucje i organy kontrolne, np.

inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy,
ZUS,
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych,
sąd,
policja.