Zwracamy się z uprzejmą prośbą o poradę prawną w zakresie prowadzenia księgi wejść i wyjść dla uczniów internatu. Obecnie rejestrujemy wejścia i wyjścia uczniów w formie papierowej, wpisując godzinę wyjścia, przewidywaną godzinę powrotu, imię i nazwisko ucznia oraz cel wyjścia. Chcielibyśmy wprowadzić elektroniczną ewidencję ww. rejestru. W związku z tym mamy kilka pytań: 1. Czy istnieje akt prawny regulujący prowadzenie księgi wejść i wyjść dla uczniów internatu ? 2. Czy możliwe jest prowadzenie tej księgi w formie elektronicznej? 3. Jeśli tak, to jakie są wymagania prawne dotyczące prowadzenia elektronicznej księgi wejść i wyjść? 4. Proszę polecić nam jakieś rozwiązania informatyczne, które ułatwią nam prowadzenie elektronicznej księgi wejść i wyjść?

Powszechnie obowiązujące przepisy, w tym ustawa z 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 900) oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 28.02.2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz. U. z 2023 r. poz. 2736) wśród regulacji dotyczących internatu nie przewidują prowadzenia księgi wejść i wyjść dla uczniów internatu, a w związku z tym niemożliwe jest wskazanie podstawy prawnej prowadzenia takiej ewidencji. W tym zakresie szkoła mogła w statucie przewidzieć możliwość prowadzenia takiej księgi wśród zagadnień dotyczących organizacji internatu lub obowiązków uczniów (art. 98 ust. 1 pkt 17 i 24 PO) albo też o jej prowadzeniu zdecydował dyrektor szkoły w ramach ogólnych kompetencji związanych z jej kierowaniem, w tym mógł wydać jakiś wewnętrzny akt np. regulamin internatu (art. 68 ust. 1 PO). W związku z tym należy się zapoznać z wewnętrznymi regulacjami szkoły, ponieważ jeżeli prowadzenie księgi uregulowano w statucie szkoły jedynie w formie papierowej to zmiana formy ewidencji na elektroniczną wymagałaby zmiany statutu. Jeśli natomiast określenie formy księgi nastąpiło przez dyrektora to w ramach  swoich kompetencji związanych z kierowaniem szkołą może zdecydować o zmianie w tym zakresie. Prawodawca nie określa wymagań dla  księgi wejść i wyjść uczniów. Organ prowadzący musiałby zapewnić finansowanie funkcjonowania zmienionej formy ewidencji (art. 10 ust. 1 PO), a ponadto musiałaby być prowadzona w sposób zgodny z zasadą minimalizacji danych osobowych uczniów oraz wewnętrznych zasad ochrony danych, jakie przyjęto w konkretnej szkole - art. 5 ust. 1 lit. c, art. 24 ust. 1 i art. 32 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. Nr 119, s. 1).