Co grozi za niewysłanie pracownika na urlop do końca września?

Prawo pracy gwarantuje każdemu pracownikowi, świadczącemu pracę na podstawie stosunku pracy, prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września, jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone jest karą grzywny. 

Prawa do urlopu nie można się zrzec
Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu, co oznacza, że złożenie oświadczenia przez pracownika, w którym zrzeka się prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok, bardzo często za sugestią pracodawcy, jest z mocy prawa nieważne.

Urlop musi być udzielony pracownikowi w naturze. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego w miejsce urlopu udzielonego w postaci płatnego zwolnienia od wykonywania pracy jest dopuszczalna tylko w sytuacjach przewidzianych prawem.

Zasadą natomiast jest udzielanie urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Terminy wykorzystywania urlopu na dany rok ustala się w planie urlopów, który pracodawca podaje do wiadomości pracowników, a jeżeli takiego planu się nie tworzy – w terminie uzgodnionym indywidualnie z pracownikiem.

Pracodawca, który sporządza plan urlopów, powinien uwzględnić w nim również termin wykorzystania zaległego urlopu. Gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w danym roku kalendarzowym, np. z powodu długotrwałej choroby lub jego przesunięcia, niezależnie od tego, czy przesunięcie nastąpiło z inicjatywy pracownika czy pracodawcy, wówczas niewykorzystany urlop przechodzi na rok następny i od 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym.

Urlop zaległy
Pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu przynajmniej 30 września danego roku.

Przykład 1
Pracownica, zajmująca stanowisko sekretarki w szkole, była nieobecna w pracy z powodu choroby od 15 lipca 2013 r. do 5 stycznia 2014 r. W planie urlopu pracownica miała wykorzystać 15 dni urlopu w sierpniu 2013 r. Zaległy urlop za rok 2013 w wymiarze 15 dni musi wykorzystać do 30 września 2014 r. Złożyła więc wniosek o udzielenie jej tego urlopu w okresie od 30 września do 18 października 2014 r. Rozpoczęcie urlopu zaległego 30 września uznaje się za wykorzystany w terminie.

Termin wykorzystania zaległego urlopu zależy od indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem, co oznacza, że pracownik nie może samodzielnie ustalić sobie takiego terminu i bez zgody pracodawcy wykorzystać urlop.

Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie podlega grzywnie
Wyjątek od wskazanych zasad ustalania terminu urlopu dotyczy czterech dni urlopu na żądanie. Udziela się je w terminie żądanym przez pracownika. W tym przypadku pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, chyba, że zachodzą szczególne przyczyny.

Często jednak się zdarza, że pracownicy nie składają wniosków o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego w przepisowym terminie. Natomiast przepisy prawa pracy uznają nieudzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co zagrożone jest karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Urlop bez wniosku pracownika
Przepis art.168 k.p. jest tak skonstruowany, że skorzystanie z urlopu do końca września następnego roku nie jest obowiązkiem pracownika. Natomiast z przepisu tego wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi w tym terminie zaległego urlopu wypoczynkowego. Stwarza to w praktyce wiele problemów, gdyż pracodawca nie może udzielić pracownikowi zaległego urlopu bez jego wniosku, a nieudzielenie urlopu w tym terminie naraża pracodawcę na odpowiedzialność za wykroczenia.

Zgodnie ze stanowiskiem niektórych specjalistów prawa pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

Dlatego zagadnieniem tym wielokrotnie zajmował się Sąd Najwyższy. W wyroku z 2 września 2003 r. (I PK 403/02, OSNP 2004/18/310) Sąd Najwyższy uznał, że w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie w przywołanym przepisie.

Natomiast w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) SN stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy nawet wtedy, gdy ten nie wyraża na to zgody. Wskazał, że przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego mają charakter bezwzględnie obowiązujący i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu w określonym wymiarze i terminie, a pracownik nie może zrzec się prawa do niego i odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami.

Przykład 2
Pomimo pism do pracownika o złożenie wniosku o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego za rok 2012, pracownik takiego wniosku nie złożył. W związku z tym pracodawca zdecydował o wysłaniu pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. O swojej decyzji poinformował pracownika na piśmie, w którym wskazał termin wykorzystania urlopu. Pomimo tego pracownik stawił się w trakcie trwania urlopu do pracy, w tej sytuacji pracodawca nie dopuści go do wykonywania pracy.Gdy pracownik odmawia - można ukarać go karą porządkową
Należy pamiętać, że gdy pracownik odmawia bez ważnego powodu pójścia na zaległy urlop wypoczynkowy może być ukarany karą porządkową, a nawet może to stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania z nim umowy o pracę.

Przedawnienie prawa do urlopu
Nieudzielenie urlopu do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego nie powoduje utraty prawa do tego urlopu. Roszczenie o urlop przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Po upływie tego okresu pracownik nie może skutecznie dochodzić udzielenia zaległego urlopu.