Czy jest przepis określający, kiedy pracownik powinien złożyć akt potwierdzający zmianę nazwiska?

NIE. Żaden przepis nie określa, kiedy pracownik powinien złożyć akt potwierdzający zmianę nazwiska.

Pracownik w celu zawarcia umowy o pracę powinien podać dyrektorowi, zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy, imię, nazwisko, datę urodzenia, imiona rodziców, miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia lub inne dane żądane przez dyrektora.

Pracownik przedstawia dokument potwierdzający zmianę
Dane osobowe pracownika, jego imię i nazwisko, datę urodzenia i imiona rodziców potwierdza, na potrzeby pracodawcy, dowód tożsamości ze zdjęciem. Może być to dowód osobisty, paszport lub prawo jazdy. W przypadku niezgodności treści dowodu osobistego ze stanem faktycznym (pracownik zmienił nazwisko, gdyż zmienił stan cywilny) pracownik jest zobowiązany przedstawić pracodawcy oświadczenie, a na wezwanie dyrektora dokument potwierdzający zmianę.

Samo oświadczenie pracownika nie wystarczy
Dokumentem jest albo wyciąg z ksiąg stanu cywilnego – skrócony odpis aktu małżeństwa (otrzymuje się go w urzędzie gminy) albo nowy dowód osobisty. Dyrektor w sprawie imienia, nazwiska, daty urodzenie itd. nie powinien poprzestawać na oświadczeniu pracownika tylko żądać stosownego dokumentu. Niedostarczenie przez pracownika dokumentu może skutkować uznaniem przez dyrektora, że zmiana nie nastąpiła i wydaniem dokumentu pracowniczego na niewłaściwe nazwisko. Dokument będzie więc dotyczył innej osoby (o innych danych). Żaden przepis nie określa, kiedy pracownik powinien złożyć akt potwierdzający zmianę nazwiska.

Grzywna za niezgłoszenie zmiany do ZUS
Dyrektor ma obowiązek zmienić dane identyfikacyjne pracownicy (nazwisko) w ciągu 7 dni od dostarczenia skróconego aktu małżeństwa. Płatnik składek zmienia nazwisko osoby ubezpieczonej na formularzu ZUS ZIUA. Dyrektor nie ma obowiązku korygowania dokumentów rozliczeniowych, jakie złożył za pracownicę przed dostarczeniem aktu małżeństwa. Na dyrektora, który nie zgłasza zmiany danych osób ubezpieczonych, może zostać nałożona kara grzywny do 5000 złotych.

Kary grzywny nie zapłaci dyrektor, jeżeli wykaże, że za niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie ich z opóźnieniem odpowiada pracownik bądź inna osoba, wobec której pełni funkcje płatnika składek na ubezpieczenia społeczne.