Czy w aneksie do umowy o pracę mogą być zawarte dwa imiona nauczyciela (zgodnie z danymi w dowodzie osobistym) i adres? Mam dwóch nauczycieli, którzy mają takie same imiona i nazwiska. Pani dyrektor twierdzi, że takich danych nie można pisać w aneksach w związku z przepisami RODO. Bardzo proszę o wyjaśnienie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oświatowego.

Na podstawie art. 29 § 1 i § 4 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.; dalej: k.p.) umowa o pracę, a więc również aneks do umowy o pracę, określa strony tych umów, co powinno zostać sformułowane w taki sposób, aby możliwe było ustalenie, kogo dotyczy umowa oraz jej zmiany. W sytuacji gdy zatrudnionych jest dwóch nauczycieli o tym samym imieniu i nazwisku, należy rozważyć, jakie dane osobowe pomogą ich rozróżnić przy zawieraniu aneksów do umowy o pracę oraz jednocześnie nie będą nadmiarowe. Jeśli aneks do umowy o pracę wskazuje datę zawarcia umowy i jest ona taka sama w przypadku obu nauczycieli, zasadne jest podanie dodatkowych informacji identyfikujących te osoby – np. drugiego imienia lub adresu; za wystarczające i zgodne z zasadą minimalizacji danych osobowych należałoby uznać jedną z tych danych, a obie wyjątkowo – w szczególności gdy któryś z nauczycieli dodatkowo po raz pierwszy podaje nowy adres – art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. Nr 119, s. 1). Jeśli natomiast z nauczycielami zostały zawarte umowy w różnych terminach i są one wymieniane w aneksach do umów, to faktycznie za zbędne można uznać podawanie drugiego imienia i adresu nauczyciela, gdy dane te są niezmienne, ponieważ według dat umów można stwierdzić, z którym konkretnie nauczycielem są zawierane poszczególne aneksy.