Jakie dokumenty w przedszkolu niepublicznym podlegają archiwizacji i na jak długo? Czy arkusze obserwacji dzieci, które już opuściły naszą placówkę powinniśmy przechowywać?

Odnośnie dokumentacji kadrowej, okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej wynosi 50 lat odpowiednio od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz wytworzenia, z uwagi na jej istotne znaczenie dla uprawnień zatrudnionych. Stanowisko to wywodzi się z brzmienia art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506), który w przypadku likwidacji pracodawcy nakazuje przekazanie do archiwum państwowego dokumentacji osobowej i płacowej pracowników do dalszego przechowywania na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania. Również z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 z późn. zm.) wynika, że dokumentację płacową należy przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika. Zaś na podstawie art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963) płatnik składek ZUS jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Protokoły ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz innej dokumentacji powypadkowej przechowuje się 10 lat (art. 234 § 31 KP). Zaś inne dokumenty kadrowe, np. listy obecności i harmonogramy czasu pracy należy przechowywać co najmniej 3 lata na wypadek powstania ewentualnych sporów sądowych dla celów dowodowych, przez okres przedawnienia roszczeń (art. 291 k.p.). Jeśli przedszkole prowadzi księgowość zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047), dowody księgowe przechowuje się przez cały rok obrotowy, a następnie należy je archiwizować przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ustawy). Dokumentację podatkową należy przechowywać przynajmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Osoba prowadząca albo dyrektor przedszkola powinni określić okresy przechowywania dokumentacji dotyczącej procesu nauczania, wychowania i opieki. Jest to dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego przechowywania podlega brakowaniu, stąd w poszczególnych placówkach oświatowych mogą obowiązywać różne regulacje. Możliwe jest ustanowienie obowiązku przechowywania takiej dokumentacji przez 5 lat (np. dzienniki zajęć; dokumentacja dotycząca organizacji roku szkolnego - rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw; dotycząca imprez i wycieczek; związana z rekrutacją uczniów; pomoce naukowe), 10 lat (ubezpieczenia uczniów, wypadki uczniów), 25 lat (np. dokumentacja dotycząca organizacji pracy - plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia; dokumentacja dotycząca zewnętrznego nadzoru pedagogicznego), 50 lat (np. ewidencja uczniów realizujących obowiązkowe roczne przygotowanie przedszkolne). Zazwyczaj przedszkola przechowują arkusze obserwacji dzieci przez okres 5 - 10 lat, ale powinien go ustalić organ prowadzący lub dyrektor.