Jakie nowe uregulowania prawne obowiązują od 1 stycznia 2015r. w zakresie ochrony danych osobowych i muszą być wprowadzone w szkole?

Od dnia 1 stycznia 2015 r., dyrektor, który wyznaczy w swojej jednostce oświatowej administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), musi fakt ten zgłosić GIODO do nowego rejestru (art. 46b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2014 r. poz. 1182). Wzór zgłoszenia zawiera załącznik do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 10 grudnia 2014 r. w sprawie wzorów zgłoszeń powołania i odwołania administratora bezpieczeństwa informacji (Dz. U. z 2014 r., poz. 1934). Szkoła, w której działa ABI, jest zwolniona ze zgłaszania GIODO zbiorów danych osobowych. To ABI odpowiada za prowadzenie wewnętrznego rejestru zbiorów danych osobowych w szkole. Natomiast zgłoszeniu do GIODO podlegają jedynie zbiory zawierające wrażliwe dane osobowe.
Dyrektorzy tych szkół, w których nie działa ABI, są zobowiązani do zgłaszania zbiorów danych osobowych do GIODO na zasadach nie odbiegających od dotychczasowych. Zachowana została zasada, że zgłoszeniu podlegają zbiory danych osobowych inne, niż wymienione w art. 43 u.o.d.o. Powołany przepis wymienia katalog zbiorów niepodlegających zgłoszeniu, a zwłaszcza: zbiór danych osób uczących się w danej jednostce oświatowej - uczniów i rodziców, ale tylko w zakresie edukacji; zbiór danych osobowych osób zatrudnionych w jednostce oświatowej lub świadczących na jej rzecz usługi na podstawie umów cywilnoprawnych – ubiegających się o przyjęcie do pracy, aktualnych i byłych pracowników zatrudnionych na umowy o pracę i cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło); zbiór danych osobowych osób fizycznych świadczących zewnętrzne usługi, których dane osobowe są przetwarzane tylko w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej; zbiory danych osobowych używane w sprawach o drugorzędnym znaczeniu, np. księgi wejść i wyjść, księgi interesantów.
Zbiory danych osobowych inne niż wymienione w art. 43 u.o.d.o., w sytuacji braku ABI, muszą być zgłaszane przez dyrektorów do GIODO na takich samych zasadach, jak dotychczas, chyba że dane osobowe będą przetwarzane w zbiorach prowadzonych wyłącznie w formie papierowej. W różnych szkołach, w zależności od wielkości i charakteru, mogą być prowadzone różne zbiory, przykładowo dane uczniów realizujących obowiązek szkolny w innej szkole, osób niebędących uczniami lub pracownikami, które korzystają ze szkolnej biblioteki lub stołówki, zbiór danych osobowych zgromadzonych w związku z rekrutacją do szkoły, dane osobowe rodziców inne, niż zebrane w związku z edukacją, zamówienia publiczne, itp.