Proszę o informacje w sprawie wymaganej dokumentacji prowadzonej w szkołach ponadpodstawowych: LO, Szkoła Branżowa I stopnia i Technikum.

 Zakładając, że pytanie dotyczy publicznych szkół ponadpodstawowych, najważniejszym dokumentem jest statut szkoły, który musi zawierać treść zgodną z art. 98 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 ze zm. W zależności od stopnia szczegółowości statutu danej szkoły oraz specyfiki danej placówki, jego treść mogą (ale nie muszą) uzupełniać różne regulaminy i procedury dotyczące przykładowo, wycieczek innych niż związane z realizacją podstawy programowej lub lokalne, czy postępowania w sytuacjach kryzysowych (w tym np. w razie zaistnienia wypadku). W szkole corocznie opracowuje się program wychowawczo-profilaktyczny, który uwzględnia cele szkoły wymienione w statucie (art. 26 ust. 2 PO).
Obowiązkowy jest prowadzony przez dyrektora rejestr wyjść grupowych innych niż szkolne wycieczki, zawierający: datę, miejsce i godzinę wyjścia lub zbiórki uczniów, cel lub program wyjścia, miejsce i godzinę powrotu, imiona i nazwiska opiekunów, liczbę uczniów oraz podpisy opiekunów i dyrektora – § 2a rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach, Dz.U. z 2020 r., poz. 1604 ze zm. Ponadto § 3 tego rozporządzenia stanowi, że dyrektor, co najmniej raz w roku, dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru wypadków zawierającego treść określoną w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.
Publiczna szkoła ma obowiązek prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 ze zm., do której należy: księga uczniów, dzienniki lekcyjne, dzienniki innych zajęć, dzienniki specjalistów, arkusze ocen, księga arkuszy ocen, uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, przedłużenia okresu nauki uczniowi niepełnosprawnemu, rozstrzygnięcia, o których mowa w art. 73a PO o wynikach klasyfikacji i promocji uczniów, zezwolenia dyrektora szkoły na indywidualny program lub tok nauki lub spełnianie obowiązku nauki poza szkołą. Praca z uczniami z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego jest dokumentowana m.in. odnośnie pracy zespołu, obejmuje indywidualny program edukacyjno – terapeutyczny i dokonywane wielospecjalistycznej oceny poziomu funkcjonowania danego dziecka, zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym, Dz.U. z 2020 r., poz. 1309. Dokumentacja związana z kształceniem specjalnym powinna być gromadzona w indywidualnych teczkach uczniów i dodatkowo załącza się do niej dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę.
Jeśli uczniowie realizują praktyczną naukę zawodu poza szkołą branżową I stopnia lub technikum na podstawie skierowania szkoły, dyrektor zawiera umowy z podmiotami przyjmującymi uczniów, o których mowa w § 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. z 2019 r., poz. 391).
Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych, zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r., poz. 1700 ze zm.).
Dyrektor szkoły opracowuje na każdy rok szkolny plan nadzoru pedagogicznego, zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz.U. z 2020 r., poz. 1551).
Dyrektor opracowuje projekt arkusza organizacji szkoły oraz zmian arkusza – art. 110 ust. 2 PO.
Inna dokumentacja działalności szkoły, w zależności od treści statutu i przyjętej praktyki lub poleceń dyrektora obejmuje protokoły zebrań kolegialnych organów, decyzje lub zarządzenia jednoosobowych organów, dokumentację zebrań z rodzicami, współpracy z instytucjami lub specjalistami.
Pozostała dokumentacja dotyczy rekrutacji do szkoły i jest przechowywana zgodnie z art. 160 PO; spraw kadrowych (dokumentacja pracownicza, dotycząca awansu zawodowego nauczycieli); spraw finansowo – księgowych; bezpieczeństwa i higieny warunków lokalowych (książki kontroli sanitarnej, protokoły przeglądów budynku i instalacji, w tym dotyczące bezpieczeństwa przeciwpożarowego i stanu technicznego – zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, Dz.U. z 2020 r., poz. 1333), a także dokumentację systemu HACCP (księga HACCP, procedury systemowe i instrukcje, zapisy wynikające z ww. dokumentów), jeżeli szkoła prowadzi stołówkę (zgodnie z przepisami Rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych, Dz. Urz. UE L 139/1).
Obowiązkowa dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych obejmuje co najmniej: opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, o treści określonej w art. 30 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1); określenie zasad, na jakich szkoła będzie dokumentowała wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych (art. 33 ust. 3 RODO); jeśli dane osobowe będą przetwarzały podmioty z zewnątrz, np. w związku ze zleceniem prowadzenia dziennika elektronicznego, czy księgowości, należy zawrzeć pisemne umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).