Proszę o poradę: moja nauczycielka matematyki w dniu 15.02.2013 roku złożyła do mnie wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego w terminie od dnia 09.02.2013 na okres 24 tygodni. Na co, zgodnie z prawem, wyraziłam zgodę. Urlop macierzyński kończy się 26.07.2013 r. Nauczycielka otrzymała po tym terminie 56 dni urlopu wypoczynkowego uzupełniającego, który kończy się 20 września. 21 września winna się więc wstawić do pracy. W dniu 29 lipca 2013 r. nauczycielka złożyła wniosek o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego na okres 2 tygodni. Data widniejąca na wniosku to dzień 28.06.2013 r., jednak data wpływu do sekretariatu i rejestracja wniosku nastąpiła 29 lipca 2013 r. Pytanie: czy złożenie wniosku w ww. terminie, mimo iż na wniosku widnieje data 28.06.2013 r. spełnia warunki ustawy i muszę jej udzielić dodatkowego urlopu macierzyńskiego, czy też wniosek wpłynął po terminie i tym samym pracownica traci prawo do niego. Jest to dla mnie sprawa istotna, gdyż udzielenie jej urlopu wiąże się z dłuższym zastępstwem za nią innego nauczyciela. Wtedy moja nauczycielka wróciłaby do pracy dopiero 04.10.2013 r. Proszę o opinię prawną i ustosunkowanie się do kwestii prawnego udzielenia bądź nieudzielenia tej pracownicy przeze mnie dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Wiem, że istotna kwestia w tej sprawie to termin złożenia/wpływu wniosku do pracodawcy.

Z pytania wynika, że nauczycielka wykorzystała już urlop macierzyński w wymiarze 20 tygodni oraz dodatkowy urlop macierzyński w wymiarze 4 tygodni. Od 17 czerwca 2013 r. dodatkowy urlop macierzyński może trwać do 6 tygodni. Uzyskanie dodatkowych 2 tygodni urlopu uzależnione jest od tego, z jakiego urlopu, w chwili wejścia w życie zmian, korzystał pracownik.

USTAWA z dnia 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw:

Art. 29. 1. Pracownik korzystający w dniu wejścia w życie ustawy z dodatkowego urlopu macierzyńskiego ma prawo do części takiego urlopu w wymiarze odpowiadającym różnicy między wymiarem urlopu określonym w art. 182¹ ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą a wymiarem udzielonego mu urlopu.

2. Części urlopu udziela się bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu w udzielonym wymiarze, na pisemny wniosek pracownika, składany nie później niż do dnia zakończenia udzielonego wcześniej urlopu. 

Art. 31.
1. Pracownik, którego dziecko urodziło się po dniu 31 grudnia 2012 r., niespełniający przesłanek, o których mowa w art. 29 ust. 1, ma prawo do dodatkowego urlopu macierzyńskiego w wymiarze odpowiadającym różnicy między wymiarem urlopu określonym w art. 182¹ ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą a wymiarem wykorzystanego urlopu.

2. Dodatkowego urlopu macierzyńskiego udziela się nie później niż w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie ustawy, na pisemny wniosek pracownika, złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie ustawy.

Art. 38.
Ustawa wchodzi w życie z dniem 17 czerwca 2013 r., z wyjątkiem art. 34 ust. 2–5, które
wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

Nauczycielka w dniu wejścia w życie powyższej ustawy nie przebywała jeszcze na dodatkowym urlopie macierzyńskim, zatem w jej przypadku należy zastosować przepisy art. 31. Powinna złożyć wniosek o dodatkowy urlop macierzyński w zwiększonym wymiarze nie później niż w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie ustawy.

Wniosek z datą 28.06.2013 r. przekracza ustawowy termin 7 dni liczony od 17.06.2013 r. Poza tym, wniosek powinien być w tym terminie złożony, a nie tylko datowany. Liczy się więc data wpływu lub data nadania na poczcie.

Inną kwestią opisaną w pytaniu jest udzielenie uzupełniającego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 56 dni. Skoro nauczycielka przebywała na urlopie macierzyńskim do 26.07.2013 r., to od 27.07 do 31.08 przebywa na urlopie wypoczynkowym, do którego nabyła prawo 01.01.2013 r. W tym czasie  nie jest możliwe udzielenie zaległego urlopu. Uzupełniający urlop wypoczynkowy za 2013 rok (zakładając, że nauczycielka nie wykorzystała urlopu podczas ferii zimowych), powinien wynosić 3 tygodnie (licząc od 01.09.2013 r.), ponieważ od 27 lipca wykorzysta 5 tygodni urlopu, a wymiar uzupełniającego urlopu wypoczynkowego wynosi do 8 tygodni.