Rada Rodziców wszystkie dokumenty przechowuje w prywatnym mieszkaniu. W regulaminie RR jest zapis: "§ 37 1. Protokoły z zebrań komisji powołanych przez Radę Rodziców stanowią dokumentację pracy Rady Rodziców. 2. Za przechowywanie protokołów z zebrań komisji odpowiedzialny jest sekretarz Rady Rodziców. 3. Sekretarz Rady Rodziców przekazuje dokumentację w ręce sekretarza nowej kadencji Rady Rodziców." Czy jest to zgodne z prawem? Na pismo o przekazanie dokumentacji do szkoły otrzymałam kserokopie bez poświadczenia za zgodność z oryginałem. Ponadto RR takie same kopie (protokoły, listy obecności) przekazała Wójtowi Gminy oraz Radzie Gminy. Czy zgodne jest to z prawem oraz RODO?

Treść pytania jest zbyt ogólna, by możliwe było jednoznaczne udzielenie odpowiedzi. Skoro w regulaminie nie wskazano jednoznacznie miejsca przechowywania dokumentacji rady rodziców, to może być przechowywana poza siedzibą szkoły, jeśli tak zdecyduje sekretarz jako osoba odpowiedzialna (art. 83 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz. U. z 2019 r., poz. 1148 ze zm.). W pytaniu nie wskazano, kto zwrócił się o przekazanie dokumentacji rady rodziców, a więc nie można wskazać, czy przekazanie poświadczonej kopii jest prawidłowe, ponieważ dokumentacja (a więc oryginały) zgodnie z regulaminem mogą być wydane nowemu sekretarzowi. Akt PO nie reguluje zasad przekazywania dokumentacji rady rodziców organowi prowadzącemu, a więc nie można wskazać podstawy prawnej takiego działania, bez znajomości powodów takiego postępowania. Ogólnie można wskazać, że jeżeli w kopiach dokumentów są ujawnione dane osób naruszające ich prywatność, czyli wykraczające poza działalność rady rodziców objętą informacją publiczną, potencjalnie mogło dojść do naruszenia danych osobowych, natomiast bez znajomości treści konkretnych kopii nie można tego jednoznacznie przesądzić (art. 5 ust. 2, art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Dz.U. z 2019 r., poz. 1429). Zgodne z prawem byłoby przekazanie dokumentacji o treści mieszczącej się w ramach uprawnień nadzorczych organu prowadzącego (art. 57 ust. 2 PO).