Zatrudniamy pracownika na zastępstwo (umowa obejmująca okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika - bezterminowa). Obecnie zastępowana przebywa na urlopie wychowawczym do dnia 31 grudnia 2020 r. Robi przerwę od 1 stycznia do 3 stycznia 2021 r. (nowy rok i weekend - dni czerwone) po czym planuje wypisać urlop wypoczynkowy za rok 2021, który zyskała 1 stycznia 2021 r. w wymiarze 26 dni. Kolejną część urlopu wychowawczego planuje do 28 lutego 2021 roku. Zastępująca ją pracownica jest w ciąży - termin porodu luty/ marzec 2021 rok. Proszę o informację: 1. Czy te dni od 1 do 3 stycznia 2021 r. mają wpływ na umowę osoby na zastępstwo, która obecnie jest w ciąży i pracuje (a być może w styczniu 2021 roku będzie przebywać na zwolnieniu lekarskim)? 2. Jeśli zastępująca urodzi do 28 lutego 2021 r. to czy uzyska prawo do zasiłku macierzyńskiego i na jakich zasadach? 3. Jeśli urodzi po 28 lutego 2021 r. to czy uzyska prawo do zasiłku macierzyńskiego i na jakich zasadach? 4. Jeżeli osoba zastępowana wypisze kolejne podanie o urlop wychowawczy od 1 marca 2021 r. do 31 grudnia 2022 r. to co się dzieje z osobą zastępującą ją, która urodzi np. 25 lutego 2021 r.? Czy należy z nią rozwiązać umowę na zastępstwo? Jeśli tak, to z jakim dniem? Czy nadal pozostaje pracownikiem do 31 grudnia 2022 r.? I czy po rocznym urlopie macierzyńskim i rodzicielskim może wrócić do pracy na zastępstwo?

Ogólną sytuację prawna obu pracownic, zakładając że obie Pani zatrudnione są w jednostce budżetowej na stanowisku administracyjnym lub pomocniczym albo obsługowym, regulowane są przez następujące przepisy:
• ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282 z późn. zm.- dalej ustawa o pracownikach samorządowych),
• ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.).
ad1) Zastępująca zatrudniona jest na podstawie umowy o prace na czas nieokreślony co nie do końca jest zgodne z art. 16 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, który stanowi, że jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Co do zasady pracownik zastępujący powinien być zatrudniony w oparciu o umowę terminową.
W tej sytuacji można starać się przekonać pracownicę zastępującą do tego, aby aneksować umowę o prace i wprowadzić termin jej obowiązywania. Pracownica raczej nie przychyli się do tego postulatu.
W przedstawionym stanie faktycznym zastępująca jest więc „normalnym” pracownikiem zatrudnionym na umowę o prace na czas nieokreślony. Jej stosunek pracy jest tez chroniony, gdyż zgodnie z art. 177 § 1 kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.
Wynika z tego, że ewentualny powrót do pracy osoby zastępowanej nie ma żadnego wpływu na trwałość stosunku pracy osoby zastępującej, gdyż jest on zatrudniony na czas nieokreślony. Oczywiście można próbować udowadniać, że umowa została zawarta w celu zastępowania określonej osoby, ale błędem było nie wprowadzenie terminu jej obowiązywania. Z ogólnych przepisów prawa pracy wynika, że wszelkie wątpliwości zawsze są interpretowane na korzyść pracownika. Dodatkowo, w sytuacji, gdy pracownica jest ciężarna jest mało prawdopodobne to, że jakikolwiek sąd przychyli się do argumentacji pracodawcy.
Bez względu na to kiedy pracownica urodzi uzyska prawo do urlopu macierzyńskiego i wszelkich przywilejów z tym związanych, również finansowych.
Owszem można z pracownicą rozwiązać umowę o prace, ale pamiętając o ograniczeniach wynikających z art. 177 1 kodeksu pracy. Nie można tego uczynić w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego (za wyjątkiem rozwiązania stosunku pracy z winy pracownika).