Jesteśmy zespołem szkół utworzonym w 2019 r. (szkoła podstawowa oraz liceum ogólnokształcące). Były pracownik zwrócił się z prośbą o wydanie duplikatu świadectwa pracy za lata pracy 1988-1989. Nauczyciel pracował wówczas w przedszkolu, które nigdy nie podlegało szkole podstawowej. Pracował on kiedyś w szkole podstawowej i posiadamy jego akta w archiwum, w których znajduje się umowa z przedszkolem, nie ma jednak świadectwa pracy. Kto powinien na podstawie posiadanych dokumentów w teczce pracownika wystawić świadectwo pracy? Czy akta powinny zostać przekazane (wypożyczone) do przedszkola w którym pracowała kobieta i tam powinno zostać sporządzone świadectwo pracy za wskazany okres, opatrzony pieczątką dyrektora przedszkola? Na jakiej zasadzie można wypożyczyć akta innej placówce?

Jeśli pracownik pracował w przedszkolu, które nigdy nie było podległe szkole to powinien się zwrócić o wydanie świadectwa pracy do przedszkola, w którym był zatrudniony, albo do podmiotu, który archiwizuje dokumenty przedszkola. Zastanawiające jednak jest to, skąd – w sytuacji, gdy przedszkole nigdy nie podlegało pod szkołę – w szkolnych dokumentach znajduje się umowa przedszkolem?

Moim zdaniem duplikat świadectwa pracy powinien wystawić ten podmiot, który zatrudniał pracownika w tamtym okresie. W tym wypadku powinno to zrobić przedszkole.

Trzeba też zauważyć, że roszczenie pracownika o wydanie świadectwa pracy (tj. możliwość żądania wydania świadectwa pracy) przedawniło się – roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się bowiem z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (tu: od dnia ustania stosunku pracy) zgodnie z art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.). Zatem pracodawca nie jest obowiązany do uwzględniania wniosku o wydanie świadectwa pracy. Po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia. Może też zrzec się korzystania z zarzutu przedawnienia.

Zatem były pracodawca w przedstawionej sytuacji może, ale nie musi, wydać pracownikowi świadectwo pracy. Świadectwo pracy wydać można w oparciu o posiadane przez byłego pracodawcę dokumenty.