Organ prowadzący szkołę zakupił program do tworzenia projektu organizacyjnego szkoły i wydała zarządzenie o wprowadzeniu do tego programu danych dotyczących szkoły oraz przekazaniu go do gminy. Program ten nie jest typowym projektem organizacyjnych, ponieważ zawiera też dane wrażliwe, które są objęte ochroną danych osobowych np. orzeczenia uczniów wraz z nazwiskami, numerami lub wszystkie dane kadrowe i płacowe pracowników… Nie mam wątpliwości co do tego, że gmina może prosić o różne dane ale mam wątpliwości czy na podstawie zarządzenia o wdrożeniu programu mogę/powinnam wydać dane wrażliwe bez otrzymania na piśmie jakie dane mam wydać z zapewnieniem o tym, że dane te będą nadal chronione. Pytanie: Na podstawie jakiego dokumentu dyrektor szkoły może wydać dane wrażliwe dla organu prowadzącego?

Informacje o zdrowiu ucznia wynikające z opinii i orzeczeń poradni psychologiczno – pedagogicznych rzeczywiście zawierają wrażliwe dane osobowe, których przetwarzanie podlega ograniczeniom zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922). Organ prowadzący ma jednak do nich dostęp na podstawie przepisów szczególnych - art. 34a ust. 3 w zw. z art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r., poz. 2156 z późn. zm.), uprawniających do kontrolowania szkoły oraz wglądu w dokumentację przebiegu nauczania, wychowania i opieki, która obejmuje m.in. ww. opinie i orzeczenia poradni (§ 20 rozporządzenia MEN z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz. U. z 2014 r., poz. 1170).
Natomiast bardziej skomplikowana jest kwestia udostępnienia organowi prowadzącemu „wszystkich danych kadrowych i płacowych pracowników”. Generalnie zgodnie ze stanowiskiem GIODO sprzeczne z prawem jest przekazywanie organowi prowadzącemu wszystkich informacji gromadzonych w aktach osobowych (http://zseio.net.pl/~zseio/doc/haran/Orzecznictwo%20Generalnego%20Inspektora%20Ochrony%20Danych%20Osobowych%20dotyczace%20oswiaty.pdf). Natomiast organ prowadzący powinien mieć zagwarantowany dostęp do danych i dokumentów dotyczących informacji publicznej (dane nauczyciela związane z zajmowanym stanowiskiem, w tym o kwalifikacjach, awansie zawodowym, zajmowanym stanowisku, itp.) oraz w zakresie, w jakim organ prowadzący jest uprawniony do kontrolowania szkoły, w tym do dokumentacji płacowej, skoro w gestii organu leży badanie: prawidłowości dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem; przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących BHP pracowników i uczniów; przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły (art. 34a UoSO). Jeśli dane o pracownikach nie dotyczą żadnego z ww. zagadnień, nie mogą być przekazywane organowi prowadzącemu, stąd zakres danych zamieszczanych w programie musi być zbadany pod tym kątem.