Witam. Proszę o informację, jak często należy aktualizowac regulamin pracy, jakie przesłanki do tego obligują? Jak mogę ocenić, czy posiadany regulamin jest aktualny?

Regulamin pracy tworzy się na podstawie art. 104 Kodeksu pracy.

Jest to dokument, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Art. 104¹. § 1. Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:
1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
3) (skreślony),
4) porę nocną,
5) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
6) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
7) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
7a) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

§ 2. Regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. 

Aktualizacja regulaminu pracy następuje jedynie wówczas, gdy zmienia się porządek pracy u danego pracodawcy, np. miejsce wypłaty wynagrodzenia (zlikwidowano kasę i wypłata będzie dokonywana tylko na konto osobiste) albo zmieniają się przepisy prawa pracy, np.  wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom.

Aby sprawdzić, czy posiadany regulamin jest aktualny, należy sprawdzić czy zawiera co najmniej wymienione w  art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników oraz czy zapisy te są zgodne z aktualnym stanem prawnym (z obecnie obowiązującymi przepisami prawa pracy).