Zatrudniłam osobę jako pomoc do uczniów niepełnosprawnych. Kadrowa przygotowała umowę na czas próbny. składniki umowy pensja zasadnicza i premia do 20%. ja uznałam, ze na razie nie ma podstaw do wypłacania premii, pani jeszcze nic nie zrobiła. Kadrowa stwierdziła, że skoro w umowie jest premia to musi ją otrzymać i to w zasadzie w wysokości 20% chyba, ze mam powody, aby przyznać niższą lub w ogóle. Do tej pory wszyscy moi pracownicy otrzymywali pełną premię,ale czy to oznacza, że nie mogę samodzielnie decydować o wysokości premii tylko za każdym razem muszę na piśmie informować kadry dlaczego premia jest niższa. Na przykład w ferie osoby przychodzą do pracy, wykonują jakieś zlecone prace lub są po prostu więc za to też pomocy należy się premia. bardzo proszę o wyjaśnienie, bo nie mogę dojęć do porozumienia z kadrową.

Jeżeli premia wpisana jest w umowę o pracę jako składnik wynagrodzenia, wówczas jest to prawdopodobnie premia regulaminowa, czyli powinna Pani posiadać regulamin premiowania, ewentualnie regulamin wynagradzania, w którym określone są warunki i zasady przyznawania premii. W przypadku premii regulaminowej, faktycznie trzeba ją wypłacić w wysokości określonej w umowie, o ile nie wystąpiły okoliczności, w których zgodnie z regulaminem, można wysokość premii obniżyć. 

W przypadku premii regulaminowej, każda zmiana warunków jej przyznawania wymaga zgody pracownika:

Wyrok Sądu Najwyższego z 13.12.1996 r., sygn. akt I PKN 35/96, OSNAPiUS 1997 nr 15, poz. 267:

Zmiana regulaminu premiowania, polegająca na zmianie podstawy obliczania premii lub wprowadzeniu nowych przesłanek warunkujących nabycie prawa czy określających jej wysokość, wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1 k.p.), jeżeli prawo do premii wynika z umowy o pracę.

Wyrok Sądu Najwyższego z 19.12.1996 r., sygn. akt I PKN 23/96, OSNAPiUS 1997 nr 15, poz. 27:

Jeżeli prawo pracownika do premii wynika z umowy o pracę, to niekorzystna zmiana regulaminu premiowania może nastąpić tylko za jego zgodą wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy (art. 42 k.p.) 

Skoro pracownik "nic jeszcze nie zrobił", to rozumiem, że wypłata wynagrodzenia następuje "z góry". Premii nie da się wypłacać "z góry".  Skoro istnieją przesłanki do jej różnicowania, powinna być wypłacana "z dołu", co powinno być uregulowane w przepisach wewnętrznych.

Co do informowania kadrowej -  lista pracowników z podaniem wysokości premii + konkretny przepis regulaminu, na podstawie którego dokonano obniżenia. Jest to o tyle istotne, że w razie sprzeciwu któregoś z pracowników będzie Pani miała dokument potwierdzający przyznanie lub potrącenie premii. Zwłaszcza w przypadku potrąceń ważne jest, aby mieć wszystko na piśmie.