Zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy umowa o pracę zawarta na czas określony od dnia 1 września 2022 r. do dnia 31 sierpnia 2023 r. pomiędzy pracodawcą a nauczycielem ulega przedłużeniu z mocy prawa do dnia porodu (przewidywana data porodu 25 listopada 2023 r.). Obecnie nauczycielka przebywa na zwolnieniu lekarskim od 20 lipca 2023 r. do 21 sierpnia 2023 r. i przewiduje dalsze zwolnienia lekarskie od pracy. Od dnia 1 września 2023 r. planowane jest zatrudnienie nauczyciela w celu zastępstwa w czasie usprawiedliwionej nieobecności wyżej wymienionego pracownika. Jednoznacznie nie można określić daty rozwiązania umowy o pracę pracownika zastępowanego, tym samym nie można określić terminu zakończenia umowy. Czy w takim przypadku można w umowie na zastępstwo zawrzeć zapis, że jest ona zawarta na czas określony – zastępstwo pracownika, nie później jednak niż do dnia porodu? Czy umowa na zastępstwo powinna być zawarta na czas zwolnienia lekarskiego pracownika zastępowanego? Czy w umowie na zastępstwo należy podać nazwisko osoby zastępowanej? Czy zamieszczenie imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie o pracę zawartej z nowym pracownikiem może być naruszeniem przepisów RODO?

Można przyjąć taki zapis. Umowa na zastępstwo jest szczególną umową i nie wymaga się w niej precyzyjnego określenia terminu jej zakończenia, tym bardziej, gdy nie da się go przewidzieć.
Zgodnie z art. 10 ust. 7 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2023 r. poz. 984 ze zm.) w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela, w tym w trakcie roku szkolnego, stosunek pracy z nauczycielem nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas określony. Najlepiej więc zawrzeć umowę na czas usprawiedliwionej nieobecności konkretnego nauczyciela. W takim wypadku umowa ta wygaśnie dopiero, gdy nauczyciel ten wróci do pracy lub gdy jego umowa wygaśnie.

Wskazanie w umowie o pracę na zastępstwo imienia i nazwiska pracownika zastępowanego nie znajduje uzasadnienia w celu zawarcia umowy na zastępstwo (zgodnie z zasadą minimalizmu określoną w RODO). W umowie nie należy podawać danych osobowych pracownika zastępowanego (imienia i nazwiska) z uwagi na zasady obowiązujące na gruncie RODO, tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

W sprawie tej w dniu 10 września 2020 r. zajął stanowisko Urząd Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z jego treścią art. 29(1) k.p. nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych, w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych. W stanowisku tym UODO przywołał również wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, w którym wyjaśniono, że umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika i może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta (wyrok ETS z 24 czerwca 2010 r., C-98/09).