Jak wyglądają kwestie prawne i ustalenia, jeśli obsługę finansową szkoły prowadzi inna szkoła?

Obsługę finansową małej szkoły wiejskiej prowadzi inna szkoła na podstawie uchwały gminy. Czy należy zawrzeć porozumienie w tej kwestii z dyrektorem drugiej szkoły? Jeśli tak, co powinno zawierać niniejsze porozumienie? Czy porozumienie należy uwzględnić w dokumentacji kontroli zarządczej?

Między dyrektorem szkoły i jednostką obsługi finansowej powinien być podpisany dokument precyzyjnie określający zasady współpracy, w tym zasady i terminy przekazywania informacji i dokumentów. Będzie on stanowił element dokumentacji kontroli zarządczej w szkole, ale nie musi być oznaczony jako powiązany z kontrolą zarządczą, aby stanowić część jej systemu.
Wszystkie procedury, instrukcje i inne dokumenty wewnętrzne szkoły stanowią dokumentację kontroli zarządczej, również te, które wdrożono przed jej wprowadzeniem do porządku prawnego.

Czynności w zakresie obsługi finansowej

Zgodnie z art. 5 ust. 7 ustawy o systemie oświaty (dalej: u.s.o.) organ prowadzący szkołę odpowiada za jej działalność. Do zadań organu prowadzącego należy między innymi zapewnienie szkole obsługi finansowej.
Na obsługę finansową, zgodnie ze wskazanymi przez u.s.o. przepisami ustawy o rachunkowości, składają się następujące czynności:
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• w oparciu o dowody księgowe prowadzenie ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych.

Za obsługe finansową może być odpowiedzialna odrębna lub wspólna placówkom jednostka obsługi

Aby wypełnić te zadania, organ prowadzący może stworzyć jednostkę obsługi ekonomiczno-administracyjnej podległych mu szkół i placówek lub zorganizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek (art. 5 ust. 9 u.s.o.).

Środki finansowe pozostają w dyspozycji dyrektora

Należy pamiętać, że w takim przypadku, zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 5 u.s.o., dyrektor szkoły nadal dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły lub placówki zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.

Dyrektor odpowiada za kontrolę zarządczą

Na podstawie art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych dyrektor szkoły jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych odpowiada za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, która powinna prowadzić m.in. do:
• zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
• wiarygodności sporządzanych sprawozdań;
• efektywnej i skutecznej wymiany informacji z podmiotami mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań przez szkołę.

Dyrektor nadzoruje realizację zadań finansowo-gospodarczych kontroli zarządczej

Jednocześnie zgodnie z wytycznymi zawartymi w standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych dyrektor powinien zapewnić istnienie mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych, które będą zapewniać:
• rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;
• zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione;
• podział kluczowych obowiązków;
• weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji